Jobbeschreibung
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für das Institut für Fahrzeugsystemtechnik (FAST) ab Februar 2026, befristet bis 31.01.2028, eine
Teamassistenz (w/m/d) für Verwaltung und Studienorganisation
Sie unterstützen die Projektleitung bei organisatorischen sowie projektbezogenen Aufgaben und übernehmen studienbezogene Tätigkeiten. Ihr Aufgabenspektrum umfasst unter anderem:
Verwaltungs- und Büroorganisation:
- Bearbeitung der allgemeinen Büro- und Verwaltungsaufgaben
- Erstellung und Bearbeitung von Anträgen für Anschaffungen und Dienstreisen
- Erfassung und Bearbeitung von Bestellungen
Studien- und Prüfungsorganisation:
- Erfassung und Verwaltung von Lehrveranstaltungen, Abschlussarbeiten und Prüfungsleistungen
- Unterstützung bei der Lehrplanung und Erfassung von Lehrveranstaltungen im Campus Management System (CMS)
- Ansprechpartner*in (w/m/d) für Studierende bei studienbezogenen Anliegen
- Schnittstelle zu Lehrenden und zu weiteren universitären Einrichtungen
Kommunikation und Korrespondenz:
- Bearbeitung von E-Mails, Post- und Telefonanfragen
- Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen
- Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und bringen erste Berufserfahrung mit oder verfügen über eine vergleichbare Qualifikation.
- Sie sind sicher in der Anwendung der gängigen Software wie MS Office.
- Idealerweise verfügen Sie über Kenntnisse in Verwaltungssoftware wie CMS oder SAP bzw. sind aufgeschlossen gegenüber neuen Systemen und neuer Software.
- Sie besitzen eine ausgeprägte Kooperationsbereitschaft, Kommunikations- und Teamfähigkeit.
- Sie arbeiten selbstständig, strukturiert, zuverlässig, haben eine schnelle Auffassungsgabe und können in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift gut kommunizieren.
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
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