Jobbeschreibung
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für die Organisationseinheit Studium und Lehre (SLE) ab sofort befristet bis 31.8.2027 eine/einen
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Team Abschlussdokumente des Studierendenservices
Teilzeit 50 %
Das fünfköpfige Team Abschlussdokumente des Studierendenservices dient als zentraler Ansprechpartner für die Absolvent*innen des KIT und die Fakultätsmitarbeitenden bzgl. aller Fragen rund um die Abschlussdokumente. In Ihrer Rolle übernehmen Sie dabei folgende Aufgaben:
- Kundenbetreung: Sie sind erste Ansprechperson für unsere Studierenden, Absolventinnen und Absolventen sowie Fakultätsmitarbeitenden bei verschiedensten Fragestellungen rund um die Ausstellung, Aushändigung Versand oder Zweitausfertigungen der Abschlussdokumente.
- Expertise: Sie verantworten die Erstellung der Abschlussdokumente (Zeugnisse, Urkunden, Diploma Supplements und Transcripts of Records) für die Absolvent*innen des KIT.
- Qualitätssicherung: Sie arbeiten an der kontinuierlichen Qualitätssicherung und Verbesserung mit und arbeiten zur Überprüfung der Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen der Teamleitung des Teams Abschlussdokumente aktiv zu.
- Teamplaying: In Ihrem Team mit vier Kolleg*innen nehmen Sie die Anliegen auf, besprechen diese mit der Teamleitung oder leiten sie an die/den zuständigen Sachbearbeiter*in innerhalb der Abteilung weiter.
Diese Stelle kann mit der anderen ausgeschriebenen 50%- SLE Stelle zu einer Vollzeitstelle kombiniert werden.
- Sie haben eine abgeschlossene verwaltungs- oder kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen bereits erste Berufserfahrung mit Kundenkontakt mit.
- Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsgeschick zeichnen Sie aus.
- Große Sorgfalt und Zuverlässigkeit, Freude am Umgang mit Menschen sowie Diskretion sind Ihre Stärken.
- Sie besitzen ein sicheres und verbindliches Auftreten im Umgang sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Die Zusammenarbeit im Team macht Ihnen Spaß und Sie bringen sich gerne in das Team ein.
- Beim Kundenkontakt haben Sie das richtige Gespür und Einfühlungsvermögen.
- Sie besitzen idealerweise Kenntnisse über die Strukturen von Bachelor- und Master-Studiengängen sowie über die rechtlichen Vorgaben oder praktische Berufserfahrungen im Hochschulbereich bzw. im Verwaltungsdienst sind von Vorteil.
- Des Weiteren besitzen Sie sehr gute MS Office-Kenntnisse.
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
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