Jobbeschreibung

Arbeiten für Potsdam

vielseitig, flexibel, bürgernah

Potsdam ist lebenswert, familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in der Verwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehr als 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnen der Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufen und sind zuverlässige Dienstleisterin für die Einwohnerinnen und Einwohner. Gleichzeitig geben wir die Impulse für die Entwicklung der Stadt.

Damit all dies gelingt, braucht es das Zusammenspiel vieler Menschen. Denn hinter jedem Prozess stehen Menschen, die Abläufe gestalten, Standards setzen, Transparenz sichern und Ergebnisse mit Wirkung liefern. Ihre Arbeit sorgt dafür, dass Prozesse reibungslos funktionieren, Entscheidungen gut vorbereitet sind und Informationen zuverlässig fließen. Dafür braucht es vor allem eines - einen analytischen Blick für Details und Zusammenhänge. Wenn Sie Freude an einer anspruchsvollen und gestaltenden Rolle in einem abwechslungsreichen Aufgabenfeld haben, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Für den Geschäftsbereich 1 „Finanzen, Investitionen und Controlling“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit eine engagierte Persönlichkeit als

Sachbearbeiter/-in (m/w/d) Leitungs- und Projektunterstützung

Kennziffer: 100.000.12

Ihre Aufgaben

Leitungsunterstützung mit Schwerpunkt Vorlagenmanagement

• Unterstützen der Büroleitung bei der Vorbereitung, Begleitung und Nachhaltung des Finanzausschusses, der Stadtverordnetenversammlung (SVV) und des Hauptausschusses für den Bürgermeister
• Unterstützen der Büroleitung bei der inhaltlichen und administrativen Vorbereitung der Beigeordnetenkonferenz (BK)
• Konzeptionieren, Einführen und kontinuierliches Verbessern der internen fachbezogenen Kommunikationsprozesse des Geschäftsbereichs
• Prozesssteuerung beim Einbringen von Vorlagen inkl. Qualitäts- und Inhaltskontrolle bei dem Beantworten von Anfragen für den Finanzausschuss, die SVV und für die Vorlagen der BK
• Umsetzungssteuerung des digitalen, regelkonformen Gremienworkflows zur effizienten Bearbeitung und Freigabe von Vorlagen
• Mitarbeit bei der Weiterentwicklung und Optimieren des Dokumentenmanagementsystems d.3 für den Geschäftsbereich im Auftrag der Digitalreferentin/ des Digitalreferenten

Leitungs-, Vorgangs- und Projektunterstützung

• Auswerten und Analysieren von Unterlagen/Informationen, Zusammenfassen von Ergebnissen sowie Vorschlagen von konkreten Handlungsempfehlungen für den Beigeordneten
• Beraten und inhaltliches/organisatorisches Unterstützen bei der Konzeption und Umsetzung von Aufgaben und Anforderungen aus der Finanz-, Personal- und Organisationsverantwortung für den Geschäftsbereich und im Rahmen der weiteren Verwaltungsmodernisierung
• Aufbau und Weiterentwickeln eines Qualitätsmanagementsystems für das Vorlagenmanagement im Geschäftsbereich
• Erarbeiten interner Standards und Richtlinien für das Qualitätsmanagement und Sicherstellen der Durchgängigkeit der eingesetzten Prozesse und Methoden
• Aufbau eines Wissensmanagements innerhalb des Geschäftsbereiches
• Durchführen von Arbeits- und Gesundheitsschutzprojekten innerhalb des Geschäftsbereiches u.a. Wahrnehmen der Aufgaben der/des Sicherheitsbeauftragten und Abstimmen der Umsetzung und Kontrolle der allgemeinen Arbeitsschutzmaßnahmen
• Mitarbeit in Projektteams (z.B. Digitalisierung Vorlagenmanagement, Dokumentenverwaltung)

Ihr Profil

• Fachhochschul- bzw. Bachelorabschluss der Fachrichtung Public Management, Public Administration, Betriebswirtschaftslehre, Verwaltungsfachwirt/-in oder vergleichbar
• Mehrjährige und einschlägige Berufserfahrung, bevorzugt im öffentlichen Sektor
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit, idealerweise mit Schnittstellen zur Gremienarbeit oder politischen Steuerung
• Sachverständigkeit für betriebswirtschaftliche Zusammenhänge
• Projektmanagementkompetenz sowie Sorgfalt und Freude an strukturierter Prozessarbeit
• Verständnis für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen sowie die Fähigkeit neue IT-Systeme in der Organisation einzuführen
• Belastbare und kommunikativ gewandte Persönlichkeit mit ausgeprägter Urteils- und Entscheidungsfähigkeit und einem sicheren Informationsverhalten
• Teamfähigkeit und Bereitschaft zur interdisziplinären Zusammenarbeit

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket in der Entgeltgruppe E 11 mit einem Bruttomonatsgehalt von 4.153,35 € - 5.305,54 € gemäß des Tarifvertrages TVöD-VKA in Abhängigkeit von der beruflichen Vorerfahrung
• Eine jährliche Sonderzahlung sowie eine Prämie nach den Regelungen unseres Tarifvertrages, betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame Leistungen und ein monatlicher Arbeitgeberzuschuss zum ViP-Firmenticket
• Ein sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Stadt
• Arbeiten, wie es zum Leben passt: Flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39-Stunden-Woche
• Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage
• Bis zu 50 % Mobile Work
• Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und interne Betriebssportangebote
• Individuelle Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte ausschließlich online bis zum 28.11.2025 über unser Karriereportal.

Mehr Informationen finden Sie auch im Internet unter: www.potsdam.de/karriere

Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die Landeshauptstadt Potsdam fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.

Mehr