Jobbeschreibung
Wir sind eine 2011 gegründete Boutique-Kanzlei in Meerbusch-Büderich. Mit aktuell acht Teammitgliedern gestalten wir Vermögensarchitekturen und Stiftungen für erfolgreiche Unternehmerinnen / Unternehmer und hochvermögende Privatpersonen in Deutschland, in der Schweiz und im Fürstentum Liechtenstein. Sekretärin / Assistentin mit KI-Affinität & exzellenten Office-Skills (m/w/d) Standort: 40667 Meerbusch-Büderich * * * UnternehmerKompositionen - sinnstiftende Konzepte * * * Sind Sie eine sehr erfahrene Sekretärin oder Assistentin und suchen ein wertschätzendes, herausforderndes Umfeld im Raum Düsseldorf, in dem Sie sich selbst und Ihre Lösungsstrategien permanent weiter entwickeln können, dürfen und müssen? Dann könnten wir zusammen passen. Rahmenbedingungen Vollzeit (40 h), 5-Tage-Woche (Mo-Fr) Beginn: schnellstmöglich Gehalt: verhandelbar, abhängig von Qualifikation Einsatzort: vor Ort / Homeoffice in Ausnahme oder Notfall Aufgaben: Souveräne Unterstützung für Geschäftsführung, Beraterin und Mandantenbetreuung Prozess- und Ablage-Optimierung (Digitalisierung, Automatisierung, Standard-Arbeits-Anweisungen / SAA) Vorlagen- und Schriftsatzarbeit in Word (Muster, Textbausteine, Qualitätssicherung) E-Mail-, Kalender- und Aufgabensteuerung in Outlook (Regeln, Suchordner / „intelligente Postfächer“, Delegationen) PDF- / Scanning-Workflows mit OCR , saubere Benennung und Ablage in Team Drive Date naufbereitung und Auswertungen in Excel (z. B. Pivot, Plausibilitätschecks) Terminorganisation, Telefon / Empfang, Besprechungs-Vor- / Nachbereitung Rechnungs- und Forderungsmanagement, Postbearbeitung, Buchhaltungsvorbereitung Koordination von Geldwäsche- und Datenschutzprozessen (etabliert) Organisation von Bestellungen und Retouren Ihr Profil: Must-have Fachkompetenzen (nicht verhandelbar) macOS-Expertise (5+ Jahre, tägliche Praxis) : Systemeinstellungen, Benutzer / Rechte, Dateiorganisation, Shortcuts; Automatisierung (Kurzbefehle / Automator, ggf. Hazel / Keyboard Maestro). Word (Office 365, exzellent) : echte dotx- / dotm-Vorlagen mit Formatvorlagen, Feldern, Kopf / Fuß; Schnellbausteine / Textbausteine , Serienbriefe, Dokumentschutz, Versions- und Änderungsmanagement. Outlook für Mac (sehr gut): intelligente Postfächer / Suchordner, Regeln (inkl. Prioritäten / „Stop processing“), Mehrkonto- / Shared-Mailbox-Handling, Delegationen, Kalender-Serien und Kategorien, E-Mail → Aufgabe / Termin-Workflows. PDF / OCR : Durchsuchbare PDFs erzeugen, mehrseitig zusammenführen / teilen, Kommentieren / Stempeln; konsequente Dateibenennung und Ablage in Team Drive nach klaren Regeln. KI im Office-Alltag (tägliche Routine) : aktive Accounts (z. B. ChatGPT, Perplexity ), sicheres Prompting (Zusammenfassen, Umformulieren, Checklisten, SAA-Entwürfe, E-Mail-Entwürfe), Neugier auf neue Tools und Evaluierung ihres Nutzens. Excel (sehr gut) : strukturierte Tabellen und Auswertungen, XVERWEIS / INDEX-VERGLEICH, WENN-Logik, Datenbereinigung, Grund-Diagramme, (ggf. Pivot). Weitere Pluspunkte Sehr strukturierte Arbeitsweise, hohe Detailtreue, dokumentierte Qualitätssicherung Erfahrung mit Task- / Prozess-Tools (z. B. TimO) und sauberer Übergabe / Dokumentation Grundverständnis für rechtlich / steuerlich sensible Dokumente und deren sorgfältige Handhabung Anforderungen Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Sekretariat / Assistenz / Büroleitung) mit mehrjähriger Berufserfahrung Hohe Technik- und Automatisierungsaffinität - Freude am Verbessern, Testen, Standardisieren Sehr gute Deutschkenntnisse solide Englischkenntnisse Was wir bieten: Attraktives Gesamtpaket: 40-Stunden-Woche, flexible Arbeitszeiten, 30 Urlaubstage Regelmäßige, monatliche Feedback-Gespräche Konstruktive Fehlerkultur (auch in Richtung der Geschäftsführung) Wöchentlichen Team-Austausch Erwartung von laufenden Fort- und Weiterbildungen zur ständigen Verbesserung Hochwertiger Arbeitsplatz : Einzel- Büros für konzentriertes Arbeiten, Begegnungsbereiche für Austausch und Kommunikation, angenehmes Ambiente, wohnliche Einrichtung mit Echtholzmöbeln u. Teppichen, begrünte Außenterrassen für bestmögliche Erholung in den Pausen, etc. Mac-Hardware (MacBook, iPhone, iPad, etc.) Daten-Umgebung : cloudbasierte Arbeit und Server mit VPN-Zugang Arbeitsort : Aufgrund der Aufgaben vor Ort in 40667 Meerbusch-Büderich Homeoffice : später mit 1 Tag / Woche möglich, sowie in Ausnahmefällen nach Absprache Unser Auswahlprozess (transparent) 1.) Kurzes Telefonat als Tech-Interview : ca. 15 Minuten Outlook-Regelset / Suchordner-Logik, macOS-Automatisierung, Datenqualität 2.) Intensiv-Telefonat mit GF : ca. 60 Minuten Erstes Kennenlernen auch der persönlichen Ebene am Telefon. Vertiefte wechselseitige Fragen klären. 3.) Probearbeiten vor Ort ca. 3-4 h Wir lernen uns live kennen. Wir Sie. Sie uns. Für die gestellten Aufgaben stellen wir voll funktionsfähige Original-Technik zur Verfügung. Word : dotx-Vorlage mit Bausteinen und sauberer Formatarchitektur OCR / Team Drive : Scan → OCR → Benennung → Ablage nach Vorgabe KI-Mini-Workflow : SAA-Entwurf + 3-Satz-Summary inkl. Prompts Excel : kleine Pivot-Auswertung mit Diagramm und Kurzinterpretation Interesse geweckt? Falls Sie es bis hierhin ausgehalten haben, und immer noch lesen, scheint es irgendwie zu passen. Dann sollten Sie sich unbedingt melden. WICHTIG! Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung ausschließlich per E-Mail an:
[email protected] mit: 1.) einem individuellen, persönlichen Anschreiben, 2.) Lebenslauf, 3.) Zeugnissen. Um eine effiziente Bearbeitung Ihrer Bewerbungsunterlagen zu gewährleisten, weisen wir darauf hin, dass nur vollständige Unterlagen Berücksichtigung finden. Wir freuen uns auf Sie!
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