Jobbeschreibung
Als Executive Assistant (all genders) arbeitest du sehr eng mit unserer Unternehmensgründerin Cate zusammen. Du bist ihre vertrauensvolle Unterstützung und sorgst für einen reibungslosen Ablauf vor Ort. Hier triffst du auf ein kreatives und unkonventionelles Arbeitsumfeld, indem die Grenzen zwischen Design, Kunst und Events verwischen. Du bietest Cate den nötigen Support und Ruhepol, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren kann, indem du den Überblick behältst, Prozesse steuerst und Schnittstellen professionell koordinierst. Du bist ihr Sparringspartner und steuerst eigenständig Projekte sowie Workflows. Du bist es gewohnt flexibel mit neuen Anforderungen umzugehen und bist resilient. Du übernimmst die Organisation und Koordination von alltäglichen To Dos. Du besitzt die Fähigkeit Zusammenhänge zu überblicken und löst Probleme proaktiv. Dank deiner Erfahrung im Finanz- und Steuerwesen übernimmst die Abstimmung mit dem Steuerbüro und der Anwaltskanzlei auf Augenhöhe. Deine Arbeitsweise ist zudem effizient, lösungsorientiert und geprägt von einem hohen Maß an Integrität und Diskretion. Wenn du es liebst, Komplexität zu strukturieren und einen echten Unterschied im Daily Business machen möchtest, wirst du ein perfect match mit Cate und dem Führungsteam bilden!
- Administrative Exzellenz: Du koordinierst Termine, bereitest Meetings vor, priorisierst Aufgaben und sorgst dafür, dass im hektischen Büroalltag nichts untergeht.
- Projektverantwortung: Du steuerst Projekte eigenständig und setzt diese um, mit Blick auf Effizienz, Team-Needs und strategische Unternehmensziele.
- Finance & Compliance: Du steuerst die Kommunikation mit Steuerbüro, Anwaltskanzleien und Versicherungen – fachlich kompetent und in „Behördendeutsch“ sicher.
- Datenmanagement & Analysen: Du bereitest Finanzdaten, Auswertungen und Excel-Listen verständlich auf, analysierst diese kritisch und denkst mit.
- Prozessoptimierung: Du erkennst Optimierungspotenziale in Workflows und setzt diese eigenverantwortlich um.
- Vertrauliche Aufgaben: Du übernimmst Aufgaben, die höchste Diskretion und Vertraulichkeit erfordern.
- Du hast eine kaufmännische Ausbildung und konntest bereits erste Erfahrungen im Assistenzbereich sammeln.
- Du verfügst über einen soliden Finance Background und bringst ein ausgeprägtes Zahlenverständnis mit.
- Du bist ein Organisationstalent mit einem natürlichen Drang, Ordnung und Struktur in komplexe Zusammenhänge zu bringen.
- Du bist technika\in und hast eine strukturierte sowie lösungsorientierte Arbeitsweise.
- Du bist intrinsisch motiviert, zuverlässig und übernimmst gerne Verantwortung.
- Ehrlichkeit, Loyalität und Verschwiegenheit sind für dich Ehrensache.
- Du besitzt einen Führerschein, der dich mobil und flexibel macht.
- Du sprichst deutsch und englisch souverän und verhandlungssicher.
- Gute Work-Life-Balance durch Jahresarbeitszeitkonto, Betriebsferien, Gleitzeit, Teilzeit, flexible Homeffice-Tage oder workation
- Unterstützung bei beruflicher & persönlicher Weiterbildung, z.B. kostenlose Sprachkurse
- Toleranz, Diversity und gegenseitiger Support werden gelebt und gefeiert
- Zuschuss Urban-Sports-Club & Deutschlandticket
- Betriebliche Altersvorsorge & vermögenswirksame Leistungen
- Erfrischungsgetränke sowie (gesunde & ungesunde) Snacks stehen kostenlos zur Verfügung
- Feel Good-Manager*innen auf 4 Pfoten
- Ein großartiges WINner*innen Team, das gerne auch mal feiert :- )