Jobbeschreibung
An der Hochschule Offenburg studieren 4.000 Studierende aus 40 Nationen. Mit vier Fakultäten bieten wir ein breites interdisziplinäres und praxisorientiertes Fächerspektrum: von Betriebswirtschaft und Wirtschaftspsychologie über Mechatronik, Medien und Medizintechnik bis hin zur Biotechnologie und Künstlichen Intelligenz. Die Hochschule Offenburg ist ein Ort der Innovation und sie zählt zu den forschungsstarken Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Wir pflegen intensive Kontakte zu Unternehmen und Partnereinrichtungen aus der Region und sind gleichzeitig stark international ausgerichtet. Insgesamt sind an der Hochschule Offenburg über 550 Personen beschäftigt.
Die Hochschule Offenburg sucht frühestmöglich eine*n
Sekretär*in für das Dekanat der Fakultät Wirtschaft
als Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst
in Teilzeit | 50 % | Vergütung nach E 6 TV-L | befristet auf zwei Jahre (mit Aussicht auf Entfristung) | Kennziffer 1115
Selbstständige Organisation und Führung des Dekanatsekretariats:
- Terminkoordination, Planung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen des Dekanats
- Erledigung der Korrespondenz in deutscher und ggf. englischer Sprache
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen, Vorträgen und Berichten
- Bearbeitung des Posteingangs/-ausgangs in Vertretung sowie Telefon- und E-Mail-Kommunikation
- Lehrveranstaltungs- und Deputatsplanung
- Lehrauftragserstellung und -erteilung
- Mitwirkung bei der Pflege und Aktualisierung von Dokumenten, Übersichten und internen Informationssystemen
- Zuarbeit bei Projekten, Sonderaufgaben und Gremienarbeiten des Dekanats
- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich (z. B. Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder gleichwertige Qualifikation)
- Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenzfunktionen, idealerweise in einer öffentlichen Verwaltung
- Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift auf Deutsch, mind. gute Englischkenntnisse, idealerweise auch in Französisch
- Ein sicherer Umgang mit Tools des digitalen Büromanagements (MS Office etc.)
- Ein sicheres und souveränes Auftreten sowie ein sehr gutes Kontakt- und Kommunikationsverhalten
- Organisationsgeschick, Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Selbstständigkeit
- Verbindliches, freundliches und professionelles Auftreten sowie Diskretion
- Hohes Maß an Loyalität und Verschwiegenheit
- Ausgeprägte Serviceorientierung und Flexibilität
- attraktive Fortbildungen, die Sie in Ihrem Job weiterbringen
- einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz
- Jahressonderzahlung
- flexible Arbeitszeiten
- die Möglichkeit der Kinder-Ferienbetreuung in der hochschuleigenen Kita Sommersprosse
- attraktive Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements und bei der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege