Jobbeschreibung
An der Hochschule Offenburg studieren 4.000 Studierende aus 40 Nationen. Mit vier Fakultäten bieten wir ein breites interdisziplinäres und praxisorientiertes Fächerspektrum: von Betriebswirtschaft und Wirtschaftspsychologie über Mechatronik, Medien und Medizintechnik bis hin zur Biotechnologie und Künstlichen Intelligenz. Die Hochschule Offenburg ist ein Ort der Innovation und sie zählt zu den forschungsstarken Hochschulen für Angewandte Wissenschaften in Baden-Württemberg. Wir pflegen intensive Kontakte zu Unternehmen und Partnereinrichtungen aus der Region und sind gleichzeitig stark international ausgerichtet. Insgesamt sind an der Hochschule Offenburg über 550 Personen beschäftigt.
Die Hochschule Offenburg sucht frühestmöglich eine*n
Sekretär*in für das Rektorat
(Beschäftigte*r im Verwaltungsdienst)
in Vollzeit | 100 % | Vergütung nach E 6 TV-L | befristet auf 2 Jahre | Kennziffer 1113
- Effizientes Sekretariats- und Aufgabenmanagement
- Terminkoordination, Planung und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen des Rektorats
- Erledigung der Korrespondenz in deutscher und ggf. englischer Sprache
- Bearbeitung des Posteingangs/-ausgangs in Vertretung sowie Telefon- und E-Mail-Kommunikation
- Organisation von Dienstreisen (inkl. Buchungen, Reisekostenabrechnungen, Abwicklung nach den Reisekostenrichtlinien des Landes)
- Betreuung und Empfang von nationalen und internationalen Gästen des Rektorats
- Mitwirkung bei der Pflege und Aktualisierung von Dokumenten, Übersichten und internen Informationssystemen
- Unterstützung bei Projekten, Sonderaufgaben und Gremienarbeiten des Rektorats
- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich (z. B. Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte*r oder gleichwertige Qualifikation)
- Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenzfunktionen
- Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift auf Deutsch, mind. gute Englischkenntnisse, idealerweise auch in Französisch
- Ein sicherer Umgang mit Tools des digitalen Büromanagements (MS Office etc.)
- Ein sicheres und souveränes Auftreten sowie ein sehr gutes Kontakt- und Kommunikationsverhalten
- Kommunikationsstärke im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
- Organisationsgeschick, Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Selbstständigkeit
- Verbindliches, freundliches und professionelles Auftreten
- Hohes Maß an Loyalität und Diskretion
- Ausgeprägte Serviceorientierung und Flexibilität
- attraktive Fortbildungen, die Sie in Ihrem Job weiterbringen
- einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz
- Jahressonderzahlung
- flexible Arbeitszeiten
- die Möglichkeit der Kinder-Ferienbetreuung in der hochschuleigenen Kita Sommersprosse
- attraktive Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements und bei der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege