Jobbeschreibung
Das Zentralinstitut für Seelische Gesundheit steht für international herausragende Forschung und wegweisende Behandlungskonzepte in Psychiatrie und Psychotherapie, Kinder- und Jugendpsychiatrie, Psychosomatik und Suchtmedizin.
Zur Verstärkung unseres Teams im Kliniksekretariat der Psychiatrie und Psychotherapie des Kindes- und Jugendalters suchen wir zum 01.02.2026 eine Sekretärin (m/w/d).
Stellenanteil: 40 % (ganztägig donnerstags & freitags)
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit Option auf Weiterbeschäftigung.
Sekretärin (m/w/d) - Kinder- & Jugendpsychiatrie
- Telefonische Erstkontakte mit PatientInnen, Behandlern und externen Institutionen
- Organisation und Koordination von stationären Wartelisten sowie Dienst- und Einsatzplänen
- Abwicklung des täglichen Office-Managements (E-Mail-Korrespondenz, Postbearbeitung, Protokollerstellung nach Diktat)
- AnsprechpartnerIn für FamulantInnen, PraktikantInnen, PJ-Studierende und HospitantInnen der Klinik
- Empfang und administrative Aufnahme von Notfällen
- Unterstützung bei der Ausstellung von Rezepten
- Eigenständiges Überwachen der fristgerechten Erstellung von Entlassberichten inklusive Mahnwesen
- Korrektur, Versand und Archivierung von Arztbriefen sowie Bearbeitung von Befundanforderungen
- Formulierung und Bearbeitung von Gerichtsbeschlüssen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung als SekretärIn oder eine vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit Erfahrung im Sekretariats- bzw. Verwaltungsbereich des Gesundheitswesens
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat oder in vergleichbarer Position
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein sicherer Umgang mit medizinischer Terminologie
- Fundierte MS-Office-Kenntnisse; Erfahrungen mit gängiger Kliniksoftware sind von Vorteil
- Freundliches, serviceorientiertes und sicheres Auftreten im Umgang mit PatientInnen, Angehörigen und Mitarbeitenden
- Ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Organisationstalent und Belastbarkeit
- Ausgeprägte Kommunikationskompetenz sowie die Bereitschaft zur engagierten und vertrauensvollen interprofessionellen Zusammenarbeit
- Eine vielseitige, anspruchsvolle Aufgabe in einem engagierten Team
- Ein kollegiales Umfeld, das Eigeninitiative und neue Ideen unterstützt
- Interne und externe Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Gute Erreichbarkeit und zentrale Lage im Herzen von Mannheim
- Betriebliche Gesundheitsförderung mit Sonderkonditionen bei Sportangeboten
- Corporate Benefits und weitere lokale Vergünstigungen
- Jobticket als Deutschlandticket
- Eine Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TVL)
- Altersvorsorge für den öffentlichen Dienst (VBL)