Jobbeschreibung
Du bist Gastgeber:in mit Leidenschaft, hast Freude daran, Menschen willkommen zu heißen, bist stets bestens organisiert und verlierst auch in turbulenten Momenten nicht dein Lächeln? Du liebst es, Struktur in den Alltag zu bringen und mit deinem Servicegedanken den Unterschied zu machen? Dann suchen wir genau dich – als strahlendes Aushängeschild, Organisationstalent und erste Anlaufstelle für alle, die bei NEON ankommen.
NEON ist eine moderne, international tätige Anwaltskanzlei mit knapp 100 Mitarbeitenden im Herzen Berlins. Wir beraten unsere Mandant:innen im Wirtschaftsrecht – mit besonderem Fokus auf komplexe Transaktionen und anspruchsvolle Verfahren. Unser Anspruch: juristisch exzellent, technologisch innovativ und menschlich nahbar. Unser Team ist dynamisch, schlagkräftig und smart. Wir lieben was wir tun, leben gemeinsames Unternehmertum und haben Spaß – bei der Arbeit und darüber hinaus. Mit Leidenschaft, Kompetenz und echtem Teamspirit nehmen wir es erfolgreich mit den renommiertesten Kanzleien Deutschlands auf.
Als Front Desk Manager (w/m/d) bist du das Herzstück unseres Service Operations-Teams – in Vollzeit oder Teilzeit ab 34 Stunden pro Woche – und verbindest ausgezeichnete Gastgeberqualitäten mit einem sicheren Gespür für reibungslose Abläufe und moderne Büroorganisation.
Mit deiner positiven Ausstrahlung sorgst du dafür, dass sich bei NEON alle willkommen fühlen – ob Mandant:innen, Dienstleister:innen oder Kolleg:innen. Du bist Gastgeber:in, Koordinator:in und Organisationstalent in einem – und trägst mit deinem Überblick und deiner Serviceorientierung maßgeblich zum täglichen Flow unserer Kanzlei bei. Konkret heißt das:
- Du empfängst unsere Mandant:innen, Gäste und Lieferant:innen mit Professionalität, Herzlichkeit und Überblick – persönlich, telefonisch und per E-Mail.
- Du koordinierst die Buchung von Konferenzräumen und Caterings, kümmerst dich um die Bewirtung von Gästen und sorgst für den reibungslosen Ablauf unserer Meetings.
- Du beantwortest Telefonanrufe, koordinierst Anfragen und bildest die kommunikative Schnittstelle zwischen Mandant:innen, Dienstleister:innen und unserem Team.
- Du kümmerst dich um das Office-Management – von Posteingang und -ausgang über Lieferantenkontakt bis zur Bestellung von Büromaterialien.
- Du behältst den Überblick über das äußere Erscheinungsbild unserer Kanzlei und koordinierst Dienstleister:innen und Handwerker:innen bei Einsätzen im Büro.
- Du unterstützt bei internen Projekten und Veranstaltungen und bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung unserer Office- und Serviceprozesse ein.
- Du hältst die Stellung – mit Überblick, Freundlichkeit und Fingerspitzengefühl, auch wenn's mal stressig wird.
Du bringst eine gute Mischung aus Serviceorientierung, Organisationstalent und Teamgeist mit. Wichtig ist uns vor allem deine Persönlichkeit – Offenheit, Verlässlichkeit und der Wunsch, Dinge mit einem Lächeln zu gestalten. Außerdem bringst du Folgendes mit:
- Kommunikationsfreude, Freundlichkeit, ein souveränes und gepflegtes Auftreten sowie sehr gute Umgangsformen
- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, in der Hotellerie oder vergleichbare Qualifikation bzw. einschlägige Berufserfahrung im Bereich Front Desk und Office Management
- Sehr gute Deutsch- und kommunikationsfähige Englischkenntnisse – für die Betreuung unserer internationalen Mandant:innen
- Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit auch in vermeintlich hektischen Momenten einen kühlen Kopf zu bewahren
- Sicherer Umgang mit MS Office sowie die Bereitschaft, sich in neue digitale Tools und Prozesse einzuarbeiten
- Eine gute Portion Drive, Eigeninitiative und die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen
- Spaß an der Arbeit im Team und an einer lebhaften Kanzleikultur
Du wirst Teil eines eingespielten Empfangsteams mit einer erfahrenen Kollegin an deiner Seite sowie einem kleinen Team engagierter Werkstudent:innen – gemeinsam sorgt ihr dafür, dass im Kanzleialltag alles rundläuft und sich alle willkommen fühlen. Außerdem bieten wir Folgendes:
- wertschätzende und lebhafte Unternehmenskultur (Team-Lunches, AfterWork Veranstaltungen, Lauf-Events, Activity Bereich mit Tischtennis, Kicker, Switch u.v.m)
- einzigartiges Vergütungssystem mit Gewinnbeteiligung – alle Mitarbeiter:innen werden am Kanzleierfolg beteiligt
- NEON.Rente: eine betriebliche Altersvorsorge mit 100 % Arbeitgeberzuschuss
- NEON.HealthInsurance: eine betriebliche Krankenzusatzversicherung für bestmögliche Vorsorge und privatärztliche Behandlung im Krankheitsfall
- Pluxee-Gutscheine zur Pausenverpflegung, Kostenübernahme BVG-Ticket und Mitarbeiterrabatte von Corporate Benefits
- NEON.Family zur Vereinbarkeit von Familie und Job bei Bedarf: Kita-Kosten-Zuschuss, Kind-Krank-Tage als Sonderurlaub, Familienzimmer uvm.
- 30 Tage Jahresurlaub
- geförderte Weiterbildungen und Unterstützung beim Erschließen neuer Aufgabenbereiche
- zentrale Lage am Ku'Damm mit guter Verkehrsanbindung
- die weltbesten Teamkolleg:innen, weil uns die Chemie bei Einstellungen mindestens genauso wichtig ist wie die Qualifikation