Jobbeschreibung
Das sind wir
Unser Herz schlägt digital: Mit mittlerweile mehr als 600 Mitarbeitenden an unserem Firmensitz in Berlin und an vielen weiteren Standorten in Deutschland, Österreich & der Schweiz sowie in Serbien entwickeln wir bei OPTIMAL SYSTEMS seit mehr als 30 Jahren Softwarelösungen aus dem ECM-Bereich, die es unseren Kunden aus unterschiedlichsten Branchen ermöglichen, ihre Dokumente und Prozesse effizient zu managen.
Wir unterstützen damit nicht nur Unternehmen aus der Wirtschaft, sondern z.B. auch Krankenhäuser, NGOs und Behörden dabei, wertvolle Ressourcen einzusparen und ihren Weg in eine digitale Zukunft zu gestalten. Zu unseren weltweit insgesamt rund 2.400 Kunden zählen beispielsweise EDEKA, ProSiebenSat.1, die Caritas sowie das DRK.
Seit dem Jahr 2020 richten wir uns als Teil des KYOCERA-Konzerns zunehmend international aus, haben uns unser mittelständisch geprägtes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und viel Raum für Mitgestaltung dabei aber bis heute bewahrt. So entwickeln wir uns gemeinsam stetig weiter und können mit Stolz sagen: Wer bei uns arbeitet, bleibt oft viele Jahre. Denn wir sind kein Durchlauferhitzer, der die besten Kräfte zwischen Events, Work-Life-Esoterik und 80-Stunden-Wochen einfach verheizt. Stattdessen wollen wir, dass Du Dich bei uns wohlfühlst – und nach getaner Arbeit auch mal den Kopf ausschaltest. Wir sind wie ein Start-up; nur eben ein bisschen erwachsener.
Nach diesen Werten arbeiten wir
Vertrauen ist die Grundlage unseres Miteinanders. Wir begegnen uns stets offen und ehrlich und unterstützen uns gegenseitig mit Rat und Tat. Das macht uns als OPTIMAL SYSTEMS Team stärker. Wir leben Vielfalt, in den Teams und in den Projekten. In unserem täglichen Handeln achten wir darauf, Ressourcen zu schonen und nachhaltige Entscheidungen zu treffen.
Unsere Arbeit bei OS und unser Privatleben halten wir im Gleichgewicht. Wir bestimmen selbst, wann, wie und wo wir arbeiten – denn zum Machen gehört Eigenverantwortung. Unser Herz schlägt für Digitalisierung, die wir mit einer hohen Kundenorientierung umsetzen. Dabei haben wir Lust auf Neues und schaffen somit innovative Lösungen.
- Du unterstützt die Geschäftsführung im Tagesgeschäft und bist dabei u. a. für den Posteingang, die Terminplanung und Dokumentenerstellung sowie allgemeine Personalangelegenheiten verantwortlich.
- Du bist die erste Ansprechperson bei eingehenden Telefonaten und koordinierst Kundenanfragen sowie Termine.
- Du übernimmst die Erstellung von Angeboten & Verträgen sowie die Kontrolle laufender Verträge.
- Du bearbeitest Bestellungen, bereitest Berechnungen vor und bist für die Prüfung von Eingangsrechnungen sowie das Nachhalten von offenen Posten verantwortlich.
- Du übernimmst die Koordination und Bearbeitung von Ausschreibungen und organisierst & begleitest Messen sowie weitere Tagesveranstaltungen.
- Mit Deiner abgeschlossenen Berufsausbildung im kaufmännischen und/oder technischen Bereich, bspw. zum/zur Fachinformatiker/in, zum/zur Kaufmann/Kauffrau für IT-System-Management bzw. Büromanagement oder einer vergleichbaren Qualifikation,
- Idealerweise Deinen Kenntnissen im Umgang mit DMS-/ ECM-Lösungen, welche aber kein Muss sind,
- Deinen verhandlungssicheren Deutsch- (mind. C1) und guten Englischkenntnissen (mind. B1),
- Deinem sicheren Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen sowie Deiner betriebswirtschaftlichen Handlungsweise,
- Deiner Fähigkeit, selbstständig neue Ideen zu entwickeln und diese eigenverantwortlich umzusetzen,
- Deinen ausgeprägten Kommunikationsfähigkeiten sowie Deinem souveränen und gewinnenden Auftreten.
Ein kollegiales Arbeitsumfeld mit gelebter Duz-Kultur und flachen Hierarchien. Erlebe auch Du unseren einmaligen OS-Spirit und freue Dich zudem auf Folgendes*:
Work-Life-Balance: eine flexible Arbeitszeitgestaltung, die Möglichkeit auf bis zu 60% mobiles Arbeiten innerhalb Deutschlands, 30 Tage Urlaub im Jahr sowie bezahlt frei am 24. & 31. Dezember
Perspektive & Arbeitsumfeld: unbefristete Arbeitsverträge, Mitgestaltungsmöglichkeiten durch regelmäßige Mitarbeitendenbefragungen, eine moderne IT-Ausstattung sowie legendäre Teamevents & Firmenfeiern
Gesundheit & Wohlbefinden: ein vielfältiges Beratungs- und Workshopangebot, betriebliche Altersvorsorge, sowie Fitness- und Gesundheitskurse sowohl vor Ort als auch remote
Unterstützung sowie Fort- & Weiterbildung: ein umfassendes Onboarding inkl. Patenprogramm, bezahlte Sprachkurse, regelmäßige Feedbackgespräche und die Förderung Deiner individuellen Weiterentwicklung
Monetäre Benefits: diverse Rabattangebote in Kooperation mit Corporate Benefits, Zuschuss zu Kita-Kosten, Fahrrad-Leasing & unser attraktives Prämienprogramm „Bring a friend“ für Mitarbeitendenempfehlungen
* Nicht alle Benefits sind an allen Standorten verfügbar.
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