Jobbeschreibung
Deine Zukunft – perfekt verpackt!
Smurfit Westrock ist mit 100.000 Mitarbeitenden der wegweisende Anbieter von Verpackungen aus Well- und Vollpappe weltweit. Die Zukunft unseres Unternehmens liegt dabei in den Händen unserer Mitarbeitenden. Gestalte deine und unsere Zukunft und erlebe, wo uns deine Ideen hinführen können. Where will you take us?
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Teamassistenz (m/w/d) Office Management in Voll- oder Teilzeit (ab 30 Stunden) am Standort Hamburg.
- Du bist der erste Kontakt für unsere nationalen sowie internationalen Besucherinnen und Besucher im Support Center sowie Schnittstelle zu verschiedenen Bereichen und Funktionen. Gemeinsam mit dem Team und der Assistenz unseres CEOs erfolgen gegenseitige Vertretungen.
- Du übernimmst klassische Office-Management-Aufgaben wie die Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost, Koordination von Kurier- und Paketlieferungen sowie das Bestellwesen für Verbrauchsmaterialien.
- Du betreust eigenverantwortlich die Telefonzentrale, nimmst Anrufe entgegen und leitest sie weiter.
- Du sorgst für die Vorbereitung, Organisation und Betreuung unserer Konferenzräume und Büroflächen, inklusive Catering-Bestellungen.
- Du organisierst interne und externe Tagungen sowie Veranstaltungen – von der Recherche und Buchung von Hotels und Locations bis zur direkten Kommunikation mit Dienstleistern.
- Du unterstützt das Team im operativen und administrativen Tagesgeschäft, z. B. bei Reisekostenabrechnungen und gelegentlicher Reiseplanung.
- Du bist Ansprechperson für unsere Dienstleister wie z. B. Reinigungspersonal, Pflanzenpflege, Handwerker etc.
- Du hast eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement, Hotelfach oder eine vergleichbare Qualifikation. Erste praktische Erfahrungen in Teamassistenz, Organisation oder Kundenbetreuung sind willkommen.
- Du hast Spaß am Umgang mit Menschen, bringst gute Umgangsformen mit und überzeugst durch ein gepflegtes Äußeres und Kommunikationsstärke.
- Du achtest auf ein gepflegtes und repräsentatives Erscheinungsbild unserer Büroflächen.
- Du arbeitest strukturiert und selbstorganisiert und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick. Prioritäten setzen fällt dir leicht.
- Du bist sicher im Umgang mit MS-Office-Anwendungen wie Outlook, Word, Excel und Teams.
- Du verfügst über gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Hohe Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Dienstleistungsorientierung und eine Hands-on-Mentalität zeichnen dich aus.
- Teamfähigkeit, Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und persönliches Engagement runden dein Profil ab.
- Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit 30 Tagen Urlaub, eine faire Vergütung, Jahressonderzahlung, Urlaubsgeld, vermögenswirksame Leistungen sowie betriebliche Altersvorsorge
- Ein Team, das füreinander da ist und sich gegenseitig unterstützt
- Viele Weiterbildungen und Entwicklungsmaßnahmen für dein persönliches Vorankommen über unsere Akademie
- Unser Mitarbeiterassistenzprogramm unterstützt dich jederzeit an 365 Tagen im Jahr – etwa mit Beratungs- und Vermittlungsleistungen zur Kinderbetreuung und Pflege von Angehörigen
- Du möchtest gerne mit dem Fahrrad zur Arbeit kommen oder dich nach der Arbeit sportlich betätigen? Kein Problem – Bikeleasing und EGYM Wellpass sind unsere Partner
- Nutzung unserer Ladestationen für Elektroautos, kostenfreie Parkplätze sowie Zuschuss zum hvv Jobticket
- Wir sind Mitglied eines Mitarbeiterrabattportals, bei dem du zahlreiche bekannte Anbieter mit erheblichen Preisnachlässen findest
- Kurze Entscheidungswege und aktive Mitgestaltungsmöglichkeiten bei der digitalen Transformation
- Eine hochwertig gestaltete Büroumgebung mit modern ausgestatteten Arbeitsplätzen