Jobbeschreibung

Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung

für unsere Abteilung 2 – Bau, Wohnen, Umwelt und Kreisentwicklung

in Vollzeit mit 39 Wochenstunden oder auch zwei Teilzeitkräfte, wobei eine Anwesenheit am Vor- und Nachmittag sichergestellt sein muss.

Als Assistenz unserer Abteilungsleitung 2T sind Sie die erste Ansprechperson - intern wie extern. Sie koordinieren, organisieren und behalten auch dann den Überblick, wenn es mal hektisch wird.

IHRE AUFGABEN

Unterstützung der Abteilungsleitung bei sämtlichen operativen, konzeptionellen und organisatorischen Aufgaben insbesondere:

• Organisation des Vorzimmers, Terminmanagement und Telefondienst
• Selbständige Betreuung der elektronischen Postfächer einschließlich Postverteilung
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Organisation von Veranstaltungen
• Eigenständige Bearbeitung von Anfragen interner und externer Akteure (z. B. Büro Landrat, Öffentlichkeitsarbeit, Bürger, Kommunalpolitik, Gerichte, vorgesetzte Dienstbehörden)
• Pressemonitoring, Beschaffungswesen und Bearbeitung aller Kostenvorgänge
• Berechnen und Überwachung gesetzlicher und gerichtlicher Fristen
• Erstellen von Präsentationen und Flyern (digital und print) sowie Betreuung des Internetauftritts
• Schriftverkehr, Aktenführung und allgemeine Korrespondenz- und Verwaltungsaufgaben
• Anlage und Überwachung von Beschlussvorlagen der Abteilung

IHR PROFIL

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung bzw. Rechtsanwaltsfachangestellte idealerweise mit Berufserfahrung oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung (z.B. Büromanagement, Assistenz)
• Organisationstalent mit hoher Einsatzbereitschaft
• Diskretion, Verlässlichkeit und Kommunikationsstärke
• Souveränes Auftreten und sicherer Umgang auch mit schwierigen Gesprächspartnern sowie hohe Belastbarkeit
• hohe Auffassungsgabe sowie selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Sie können im Regelfall bis 16:00 Uhr arbeiten
• fundierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office Anwendungen und die Bereitschaft, sich in neue IuK-Systeme einzuarbeiten

UNSER ANGEBOT

• Bezahlung nach Entgeltgruppe 6 TVöD VKA (eine Höhergruppierung ist im Rahmen der laufenden Neubewertung der Stelle möglich)
• Jahressonderzahlungen lt. Tabelle
• Zahlung der Großraum- und (optional) Kinderzulage
• 30 Tage Urlaub
• ein unbefristetes Arbeitsverhältnis

WIR BIETEN ZUSÄTZLICH

• außerdem bieten wir umfangreiche Sozialleistungen wie eigene Kinderferienbetreuung, Homeoffice, wo möglich, Betriebssport, ÖPNV-Zuschuss, Betriebsrente

Nur im Haupthaus: eigene Kantine, Parkhaus mit kostenloser E-Ladesäule

Wir legen Wert auf Chancengleichheit und Inklusion. Schwerbehinderte Personen und ihnen nach § 2 Abs. 3 SGB IX gleichgestellte Menschen werden bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt (bitte Nachweis beifügen).

Ihr Ansprechpartner im Fachbereich:
Frau Volk, Tel. 08141/519-5612

Bewerbungen bis zum 26.09.2025 bitte ausschließlich über unser digitales Bewerberportal.

Diese Ausschreibung wird betreut von:

Frau Ebermann
Tel . 08141/519-7077
E-Mail: [email protected]

Referenz-Nr.: 2025/2T/102

Datenschutzrechtlicher Hinweis nach Art. 13 DSGVO

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