Jobbeschreibung
Du möchtest deine Fähigkeiten und Erfahrungen im Office Management in einem jungen, leistungsmotivierten Team einbringen?
Du möchtest dich in einem Unternehmen engagieren, das die Digitalisierung im Payment maßgeblich gestaltet & begleitet?
Du möchtest Verantwortung übernehmen und Dein Wissen stetig ausbauen?
Dann sollten wir uns kennenlernen:
Starte bei uns in unserem Hamburger Büro!
- Vielfältig, da Dein Aufgabenbereich vom Aufsatz interner Kommunikationsformate (z.B. Newsletter, Firmenhandbuch, Jour fixe Präsentation) über die Organisation von Firmenevents bis hin zur Unterstützung der Finanzbuchhaltung sowie Mitwirkung im HR-Bereich reichen kann
- Vielfältig, da Dein Aufgabenbereich vom Aufsatz interner Kommunikationsformate (z.B. Newsletter, Firmenhandbuch, Jour fixe Präsentation) über die Organisation von Firmenevents bis hin zur Unterstützung der Finanzbuchhaltung sowie Mitwirkung im HR-Bereich reicht
- Team-orientiert, da Du eine zentrale Rolle in der Kommunikation und Koordination der Belange rund um das Team einnimmst
- Verantwortungsvoll, da Du ein zentraler Anlaufpunkt des Unternehmens bist
Folgende Aufgaben erwarten dich:
Verwaltung des Back-Office
- Erster Ansprechpartner für Mitarbeiter und Dienstleister
- Verantwortung des Terminmanagements (Koordinierung von Jahres- und Vorstellungsgesprächen, Onboardings, Events, Fortbildungen, externen Besuchern und Dienstleistern, ...)
- Übernahme der Firmenkorrespondenz und Sicherstellung der Ablage
- Einholung von Angeboten inkl. Recherche
- Management von Mitarbeiter-Zuwendungen (Deutschland-Ticket, Sportangebot)
- Durchführung von Bestellungen
- Verantwortung operativer Aufgaben im Fuhrpark-Management
- Koordination der Verpflegung von Mitarbeitern für Veranstaltungen
- Organisation von Geschenken (z.B. Geburtstagen)
- Erstellung und Versand interner Informationen (Newsletter)
- Betreuung der operativen IT-Aktivitäten am Standort (z.B. Datensicherung)
Unterstützung in der vorbereitenden Buchhaltung
- Unterstützung bei der Prüfung/Freigabe von Reisekosten
- Übernahme der Vertretung bei Abwesenheiten
(z.B. Abgabe von Steuerunterlagen, Rechnungsstellung)
Koordination von Veranstaltungen
- Betreuung des internen Austauschs (z.B. Jour fixe und Mitarbeiter-Werkstatt)
- Koordination von Offsites/Events
Ergänzende Aufgabenfelder
- Unterstützung im Recruiting (z.B. Terminkoordination)
- Pflege des Unternehmenshandbuchs
- Verantwortung der Aufgaben im Bereich Arbeitssicherheit
(z.B. Prüftermine, Behebung von Mängeln, Umsetzung von Unterweisungen, Koordination von Vorsorgen, Ersthelfer-Management)
- Du ein gut organisierter Teamplayer mit Hands-On-Mentalität und Entscheidungsfähigkeit sowie einem Gespür für Menschen bist
- Du bereits Berufserfahrungen im Office Management gesammelt hast und regelmäßig über den Rand Deiner Themen hinausschaust
- Du in professioneller Korrespondenz in Deutsch und Englisch überzeugst und das notwendige Handwerkszeug in Form der Microsoft Office Programme besitzt
- Du Erfahrungen in der vorbereitenden Buchhaltung mitbringst
- Du es gewohnt bist, eigenständig zu arbeiten und externe Dienstleister zielorientiert zu steuern
- Du neben Deiner Berufserfahrung vor allem Lernbereitschaft und die Fähigkeit mitbringst, Dich in neue Themen einzuarbeiten - denn wir wissen, dass nicht jeder alle genannten Voraussetzungen perfekt erfüllen kann
- Du in einem engagierten, interdisziplinären Team arbeiten möchtest, in dem sich die Kollegen aufeinander verlassen
- Du einen sicheren Arbeitsplatz in einer innovativen Wachstumsbranche suchst
- Du durch Fort- und Weiterbildungen in Deiner persönlichen Entfaltung unterstützt werden möchtest
- Für Dich ein Paket aus attraktivem Gehalt, neuester Technik (Laptop, Smartphone), weiteren tollen Vorteilen sowie gemeinsamen Events im Team interessant ist
- Du bei einer Teilzeitbeschäftigung sicher sein kannst, dass wir gemeinsam eine sinnvolle Priorisierung Deiner Aufgaben finden werden, die zu Deinen Stärken und Deiner verfügbaren Zeit passt