Jobbeschreibung
Als führende integrierte Strategie- und Corporate Finance-Beratung in Düsseldorf, Frankfurt und London unterstützt Rautenberg & Company Finanzinvestoren und Corporates in allen Phasen einer Transaktion. Dies umfasst M&A-Mandate, Exit-Readiness-Programme und Commercial Due Diligences auf der Verkäufer- sowie der Käuferseite ebenso wie die Erstellung von Value Creation- und Integrationsplänen oder Unterstützung bei der Strategieformulierung.
Für unser Team an Expertinnen und Experten, die den Erfolg, die Weiterentwicklung und den reibungslosen Ablauf der internen Prozesse und Fachbereiche bei Rautenberg & Company sicherstellen, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Office Manager & Assistant (m/w/d). Unterstütze im Umfang von mindestens 35 Wochenstunden unser Team vor Ort in Frankfurt.
- Du sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag, bestellst und verwaltest Büromaterialien, Lebensmittel und sonstigen Bedarf. Außerdem kümmerst du dich um die Ausstattung und Funktionsfähigkeit unserer Bürogeräte (z. B. Drucker, Kaffeemaschinen) und koordinierst bei Bedarf Wartungen oder Reparaturen im Büro.
- Die vorbereitende Organisation der Besprechungsräume, der Küche und aller Gemeinschaftsbereiche liegt in deiner Hand – damit sich alle rundum wohlfühlen.
- Unsere Gäste empfängst Du mit einem Lächeln, nimmst Anrufe entgegen und kümmerst dich um die Ein- und Ausgangspost. Dabei bist du erste Ansprechperson für externe Partner wie Dienstleister, Lieferanten, Handwerker oder das Gebäudemanagement.
- Du übernimmst Assistenztätigkeiten für ein bis zwei unserer Führungskräfte und koordinierst in dieser Rolle u.a. Termine, planst Meetings und organisierst Dienstreisen – inklusive Reisebuchung und Reisekostenabrechnung
- Auch bei weiteren administrativen Prozessen, wie beispielsweise bei der Pflege von CRM-Datenbanken sowie des On- und Offboardings neuer Kolleginnen und Kollegen unterstützt Du tatkräftig
- Du bist Teil unseres Recruiting Teams und übernimmst hier die Bewerberadministration, insbesondere die Koordination der Einladungen und Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern
- In enger Abstimmung mit dem Office Management unseres Düsseldorfer Standorts übernimmst Du nach Bedarf weitere firmenübergreifende administrative Aufgaben.
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit, z. B. aus dem Hotel-, Gastronomie- oder Dienstleistungsbereich.
- Mehrjährige Berufserfahrung hast Du am Empfang, in der Büroorganisation, in der Hotellerie, Gastronomie oder in der Assistenz gesammelt.
- Mit dem MS Office-Paket gehst Du routiniert und sicher um (insb. Outlook, Word, Excel), erste Erfahrung mit einem CRM-System ist wünschenswert.
- Deine Deutschkenntnisse sind verhandlungssicher in Wort und Schrift, darüber hinaus bringst Du gute Englischkenntnisse mit.
- Deine freundliche und klare Kommunikation sowie ein selbstbewusstes Auftreten zeichnen Dich aus. Dabei handelst du stets serviceorientiert, verantwortungsvoll und zuverlässig.
- Du bist gut organisiert, arbeitest vorausschauend und eigenverantwortlich und lässt dich auch in einem lebendigen Arbeitsumfeld nicht aus der Ruhe bringen. Du erkennst, was getan werden muss – oft, bevor andere es merken.
- Eine Unternehmenskultur, die sich durch wertschätzende Zusammenarbeit, Anerkennung und einen hohen Qualitätsanspruch auszeichnet
- Interessante Team-Events und Feiern, bei denen das Miteinander und der Spaß nicht zu kurz kommen
- Kolleginnen und Kollegen, die dich ausführlich einarbeiten und Dir mit Rat und Tat zur Seite stehen
- Moderne Büroräumlichkeiten im Herzen Frankfurts