Teamassistent / Teamassistentin Klinik für Innere Medizin – Kardiologie und Intensivmedizin (m/w/d)

Vivantes Auguste-Viktoria-Klinikum

Jobbeschreibung

Mittendrin. Mitarbeiten. Gemeinsam mit angesehenen Expertinnen und Experten. Wir sind der größte kommunale Klinikbetreiber Deutschlands mit über 100 Fachkliniken, Pflegeeinrichtungen und Instituten. Gestalten Sie die Gesundheitsversorgung von morgen in unserer pulsierenden Hauptstadt.

Kommen Sie zu uns als

Teamassistent / Teamassistentin (m/w/d)

für die Klinik für Innere Medizin – Kardiologie und Intensivmedizin im Vivantes Auguste-Viktoria-Klinikum sowie für die Klinik für Innere Medizin – Geriatrie an den Standorten Vivantes Auguste-Viktoria-Klinikum sowie Vivantes Wenckebach-Klinikum zum nächstmöglichen Termin.


  • eigenverantwortliche Führung des Sekretariats und selbstständige Bearbeitung von Routineaufgaben
  • Büroorganisation inkl. eigenständige Planung und Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen oder Dienstreisen einschließlich der Koordination von Terminen, Räumen und Unterlagen
  • Terminmanagement, selbstständige Priorisierung und Verwaltung von Terminen und Aufgaben unter Berücksichtigung von Dringlichkeit und Bedeutung, Postbearbeitung
  • Führung der gesamten Korrespondenz der Chefärztin
  • Verantwortung für Publikumsverkehr, Kommunikation und Bearbeitung von Anfragen
  • Mitschreiben von Arztbriefen nach Phonodiktat
  • Koordination und Administration der privatärztlichen Sprechstunde
  • Anfragenbearbeitung von MDK, Krankenkassen, Versorgungsamt etc.
  • Bearbeitung und Koordination von Versicherungsfällen
  • Unterstützung bei der Dienstplanung, Organisation bei Personalausfällen und Überprüfung der Urlaubsplanung
  • Koordinierung und Administration von Famulaturen, Praktika und Studierenden des Akademischen Lehrkrankenhauses im Praktischen Jahr
  • Übernahme der Funktion als Wahlleistungs-Manager/in inkl. Koordination der Belange der Wahlleistungspatienten/-patientinnen
  • Verantwortung für die Planung, Steuerung und Überwachung finanzieller Ressourcen der Klinik zur Sicherstellung der vereinbarten Wirtschaftlichkeitsziele
  • Erstellung und Prüfung von Konzepten, Berichten, Präsentationen und Statistiken – eigenständige Recherche und Aufarbeitung des Ergebnisses
  • Durchführung von Projekten und Sonderaufgaben
  • eigenständige Vorbereitung, Bearbeitung und Steuerung von Zertifizierungen und Rezertifizierungen inkl. Kommunikation mit der zertifizierenden Stelle
  • selbstständige Planung interner und externer Veranstaltungen inkl. Budgetmanagement, Beauftragung von Dienstleistungen, Erstellung der Zeit- und Ablaufplanung
  • übergeordnete Koordination und Leitung der Sekretariate beider Fachabteilungen ohne Personalverantwortung

  • eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in vergleichbarer Position
  • Beherrschung der fachspezifischen medizinischen Nomenklatur
  • sehr gute Kenntnisse mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
  • sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
  • sichere Englischkenntinsse
  • hervorragende kommunikative Fähigkeiten
  • diplomatisches Durchsetzungsvermögen, Diskretion und Loyalität
  • Organisationstalent und kompetentes Auftreten, auch in Stresssituationen
  • hohes Engagement und außerordentliche Flexibilität bei der Bewältigung der täglichen Anforderungen

  • eine herausfordernde, vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit mit der Möglichkeit, sich einzubringen und zu engagieren
  • ein fachlich gut ausgebildetes Team mit hoher Leistungsmotivation
  • fundierte Einarbeitung durch ein qualifiziertes Team
  • attraktive leistungsgerechte Vergütung nach TVöD
  • eine sehr günstige Lage mit guten Verkehrsanbindungen
  • Prämiensystem bei Anwerbung von Personal
  • Mitarbeiter-Einkaufsvorteile bei namhaften Firmen
  • Entwicklungs- und Karrierechancen als Vorteil unseres großen Konzerns
  • sehr gute Weiterentwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten in einem eigenen innerbetrieblichen Lehrinstitut
  • kostenlose betriebseigene Kinderbetreuung bei kurzfristigem Bedarf
  • attraktive und vielfältige Gesundheits- und Freizeitangebote
  • eine betriebliche Altersversorgung (VBL)
  • bezuschusste Altersvorsorge durch Gehaltsumwandlung möglich

Rahmenbedingungen:

  • Entgelt nach EG 8 TVöD
  • Arbeitszeit 39 Wochenstunden
  • ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis
  • ein attraktives, verantwortungsvolles Aufgabengebiet

Einstellungsvoraussetzung: vor Aufnahme der Tätigkeit – Nachweis der Masern­immunität / Masernschutzimpfung für nach 1970 Geborene.

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