Jobbeschreibung
Verivox ist eines der führenden Online-Vergleichsportale in Deutschland. Seit 1998 machen wir Märkte in den Bereichen Strom & Gas, Mobilfunk & Internet sowie Finanzen & Versicherungen transparent. Aus rund 30.000 Tarifen finden wir das beste Angebot für Verbraucherinnen und Verbraucher und helfen so Haushalten, Zeit und Geld zu sparen. Mehr als 8 Millionen Menschen haben mit unserer Hilfe bereits über 2 Milliarden Euro gespart. Seit 2025 ist Verviox Teil von The Mavriq Division, einem Verbund europäischer Online-Vergleichsportale im Besitz der Moltiply S.p.A.
Du bist ein Organisationstalent und hast die Fähigkeit sämtliche administrative Abläufe im Büro zu koordinieren? Dann bist du bei uns genau richtig:
Für unseren Standort in Heidelberg suchen wir dich in Vollzeit zum nächstmöglichen Zeitpunkt als Teamassistenz (m/w/d)
Deine Mission
- Du betreust unser Front Office und bist erster Ansprechpartner (m/w/d) für Mitarbeitende, Gäste und externe Partner.
- Du kümmerst dich um die Koordination von Terminen, die allgemeine Kalenderpflege sowie die Organisation von Meetings, Workshops und Firmenevents.
- Du übernimmst die Verwaltung und Koordination unseres Reisetools TravelPerk und unterstützt bei Reisebuchungen.
- Auf Anfrage erstellst du Reisekostenabrechnungen – insbesondere für Mitarbeitende aus dem Management oder für Kandidat*innen im Rahmen von Interviews.
- Du verantwortest das Vertragsmanagement sowie die Bearbeitung von Rechnungen (inkl. Kreditkartenabrechnungen).
- Du kümmerst dich um Bestellungen rund um das Büro (z. B. Büromaterial, Obst, Catering) und die dazugehörige Rechnungsprüfung und -freigabe.
- Du bist Ansprechpartner*in für unsere Reinigungsfirma und unterstützt zudem bei sicherheitsrelevanten Themen im Büro.
- Du organisierst den Postein- und -ausgang sowie Kurier- und Paketsendungen.
- Du wirkst aktiv bei weiteren administrativen Aufgaben und Projekten mit und trägst so zum reibungslosen Ablauf des Office-Alltags bei.
- Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, gerne auch aus der Hotellerie oder der Tourismusindustrie
- Du konntest bereits Erfahrung als Assistenz in einem dynamischen Geschäftsumfeld sammeln und bist versiert im diskreten Umgang mit vertraulichen Informationen
- Du bist ein Organisationstalent – auch wenn viel los ist, verlierst du nie deine freundliche Art und behältst immer den Überblick
- Du packst Aufgaben aktiv an und liebst es sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten
- Du verfügst über einen ausgeprägten Dienstleistungsgedanken und überzeugst mit einem freundlichen und selbstsicheren Auftreten
- Du bist sicher im Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen
- Du verfügst über sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
- Rund 500 Mitarbeiter aus über 35 Nationen als kollegiale Gemeinschaft
- Offene und diverse Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien sowie modernem und wertschätzendem Arbeitsumfeld
- Persönliche Flexibilität durch flexible Arbeitszeiten und großzügige Mobile Office-Regelungen sowie arbeiten aus dem EU-Ausland
- Vielfältige Weiterbildungsangebote, um deine persönliche und berufliche Entwicklung zu fördern und deine Skills auf das nächste Level zu bringen
- Eigener Verantwortungsbereich mit Raum zur Entfaltung eigener Ideen und Konzepte
- Unkompliziertes Miteinander auf Augenhöhe: wir duzen uns & bestehen nicht auf Dresscodes
- Exklusive Mitarbeitervorteile wie Jobrad, Zuschuss zum Deutschlandticket und Mittagessen sowie Mitarbeiterrabatte
- Betriebliches Gesundheitsmanagement, wie betriebliche Altersvorsorge, EGYM Wellpass, BUK Familienservice uvm.
- Zentral gelegene, moderne Offices in Heidelberg, Berlin, München und Leipzig mit optimaler Verkehrsanbindung