Sekretär*in (m/w/d) für den Studiengang Wirtschaftsinformatik

Jobbeschreibung

Die Duale Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) ist mit rund 33.000 Studierenden an neun Studienakademien und drei Campus sowie dem Center for Advanced Studies die größte Hochschule Baden-Württembergs. Gemeinsam mit 9.000 ausgewählten Unternehmen sowie sozialen und gesundheitsnahen Einrichtungen sorgt die DHBW für einen in Theorie und Praxis exzellent qualifizierten Fach- und Führungskräftenachwuchs in den Bereichen Wirtschaft, Technik, Sozialwesen und Gesundheit.

Seit 1. Januar 2023 ist sie Teil der dualen European University EU4Dual.

Werden Sie Teil der DHBW Mannheim und lassen Sie uns gemeinsam daran arbeiten, junge Menschen dazu zu befähigen, beruflich und persönlich nachhaltig erfolgreich zu sein. Mit unseren 50 berufsintegrierten Studienangeboten in den Fakultäten Wirtschaft, Technik und Gesundheit bieten wir mehr als 5.900 Studierenden die Möglichkeit, sich zum Fach- und Führungskräftenachwuchs zu entwickeln. Diesen Auftrag erfüllen wir mit rund 1.900 Dualen Partnern aus allen Wirtschaftsbereichen – überregional und aus der Metropolregion Rhein-Neckar.

Es ist folgende Stelle zu besetzen:

Sekretär*in (m/w/d) für den Studiengang Wirtschaftsinformatik

Stellenbeginn: nächstmöglicher Zeitpunkt
Arbeitsort: Mannheim
Stellenumfang: 100 % (39,5 Stunden pro Woche)
Dauer: unbefristet
Vergütung: Entgeltgruppe E6 gemäß TV-L
Verfahrensnummer: 21WI/25

Als Sekretär*in erledigen Sie alle anfallenden Sekretariatsaufgaben im Studiengang in Zusammenhang mit der Kursbetreuung von Bachelor-Studierenden unterschiedlicher Studienrichtungen. Darüber hinaus übernehmen Sie organisatorische und administrative Assistenzaufgaben für das Studiendekanat. Zu Ihren Kernaufgaben gehören bezüglich der Kursbetreuung insbesondere:

• die organisatorische Unterstützung des Studiengangs bei der Semesterplanung und -abwicklung, u. a. Stundenplanerstellung, Prüfungen und Klausuren etc.
• Sie sind Ansprechpartner*in für Studierende, duale Partner und Lehrbeauftragte sowohl persönlich als auch per Telefon und E-Mail, u. a. Prüfung von Unterlagen, Informationsweiterleitung, Vertragserstellung für Lehrbeauftragte, Abrechnungs- und Gebührenwesen
• allgemeine administrative Aufgaben wie z. B. Dokumentenverwaltung sowie Ablage und Wiedervorlage

Die studiengangsübergreifenden Assistenzaufgaben umfassen u. a.:

• die organisatorische Vorbereitung von Arbeitskreisen, Qualitätszirkeln, Klausurtagungen etc.
• Erstellung und Pflege von Statistiken des Studiendekanats (z. B. Unternehmenslisten)
• Terminkoordinierungen für Studiendekanatsangelegenheiten und Überwachung von Terminanforderungen des Dekanats bzw. Rektorats
• erste*r Ansprechpartner*in für Anfragen an den*die Studiendekan*in

• eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• einschlägige Berufserfahrungen im Sekretariat werden vorausgesetzt
• Erfahrungen als Assistenz im Hochschulbereich wünschenswert
• gute Kenntnisse des MS-Office-Pakets und die Fähigkeit, sich auch in neue Systeme schnell einzuarbeiten
• sehr gute Organisationsfähigkeit und Belastbarkeit
• hohe Genauigkeit
• Flexibilität im Hinblick auf den künftigen Einsatz
• Engagement, Eigeninitiative und Teamfähigkeit
• sehr selbständige und strukturierte Arbeitsweise
• sehr gute Kommunikationsfähigkeit
• hohe Serviceorientierung und Freude am Umgang mit Publikum

• Vergütung bis zur Entgeltgruppe E6 TV-L (bei Vorliegen der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen)
• Interne und externe Weiterbildungsangebote ermöglichen Ihre individuelle Entwicklung
• „Open-door-policy“ und flache Hierarchien
• Angenehmes Arbeitsklima im Hochschulumfeld
• Moderne Arbeitsplatzumgebung und Infrastruktur
• Ausgewogene „Work-Life-Balance“
• Zusätzliche Altersversorgung (VBL)
• Eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Flexible Arbeitszeitregelungen und die Möglichkeit (tageweise) zu mobiler Arbeit
• Arbeitgebersubventionierte Mensa auf dem Campus
• Sehr gute Verkehrsanbindung & Zuschuss zum Job-Ticket
• Job Bike
• Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Zertifiziert als familiengerechte Hochschule unterstützen wir die Vereinbarkeit von Familie und Beruf

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) und ist grundsätzlich teilbar. Die durchschnittliche wöchentliche Arbeitszeit einer Vollzeitkraft beträgt derzeit 39,5 Std./Woche.

Das Bekenntnis der DHBW zu Vielfalt und Inklusion ist für unseren Erfolg von zentraler Bedeutung. Als Hochschule mit weltweiten Hochschulpartnerschaften und international tätigen Dualen Partnern wissen wir, dass unsere Studierenden und Mitarbeitenden ihr Potential nur dann voll ausschöpfen können, wenn sie die Freiheit haben, sie selbst zu sein.

Menschen mit Schwerbehinderung und diesen gleichgestellte Personen werden bei gleicher fachlicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Die Grundsätze des AGG werden beachtet.

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