Jobbeschreibung
Wir sind eine inhabergeführte Kommunikations- und Eventagentur mit einem starken Fokus auf gesellschaftsrelevante Themen. Neben verschiedenen Kundenprojekten setzen wir unsere eigene feministische Medien- und Eventinitiative FRAUEN100 um. Unser Büro ist zentral in Berlin gelegen – hier trifft kreatives Arbeiten auf klare Strukturen, Teamspirit und Eigenverantwortung. Zur Unterstützung der Geschäftsführung und zur Weiterentwicklung unserer internen Strukturen suchen wir eine erfahrene Assistenz, die einen klaren Blick für Zahlen hat, Prozesse weiterdenkt und uns organisatorisch wie strategisch den Rücken stärkt.
- Organisatorische und inhaltliche Unterstützung im operativen Tagesgeschäft
- Proaktives E-Mail- und Kalender-Management, Terminvorbereitung, Reiseplanung, Administratives
- Vertrauliche Zuarbeit / Sparring in administrativen und strategischen Themen
- Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Protokollen, Präsentationen
- Eigenständige Kommunikation mit Partner:innen, Dienstleistern & internen Schnittstellen
- Verantwortung für das gesamte Rechnungswesen: Erstellung von Angeboten & Rechnungen, Kontrolle von Zahlungseingängen, Mahnwesen
- Belegmanagement, digitale Ablage und vorbereitende Buchhaltung für das Steuerbüro
- Interne Projektabrechnung, inkl. Erstellung von Kalkulationen & Budgetübersichten
- Unterstützung des Aufbaus einer klar strukturierten internen Finanzverwaltung
- Analyse und Weiterentwicklung interner Abläufe und Tool-Strukturen
- Entwicklung effizienter Prozesse für Organisation, Kommunikation und Zusammenarbeit
- Ggf. Koordination kleiner Teams oder externer Freelancer:innen in Absprache mit der Geschäftsführung
- Mehrjährige Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung
- Besonders strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise und hoher Qualitätsanspruch
- Loyalität, Diskretion und ein gutes Gespür für Prioritäten
- Fundierte Kenntnisse im Bereich vorbereitende Buchhaltung & Rechnungswesen
- Sicherer Umgang mit Tools wie Lexoffice, sevDesk, DATEV, Excel/Sheets, Google Workspace
- Extrem professionelle, verbindliche Kommunikation auf Augenhöhe – schriftlich wie mündlich
- Talent für Prozessoptimierung
- Ein vielseitiges Aufgabenfeld
- Ein kleines, dynamisches Team mit großer Ambition
- Die Möglichkeit, interne Strukturen mitzugestalten und Wirkung zu entfalten
- Ein schönes, zentral gelegenes Büro in Berlin
- Sinnhafte Arbeit in einem Umfeld, das Wert auf Haltung und Miteinander legt
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