Jobbeschreibung
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit eine/n:
Assistenz Event-/Projektmanagement (m/w/d) für das Robotics Institute Germany am Standort der technischen Universität München
Das Robotics Institute Germany (RIG) ist eine Initiative zur Förderung und Weiterentwicklung der intelligenten Robotik in der Bundesrepublik Deutschland. Das RIG bündelt die Kräfte von 14 nationalen Partneruniversitäten und wichtigen Industriepartnern mit dem Ziel, Deutschland als führende Nation nachhaltig im Bereich der Robotik und Künstlichen Intelligenz zu etablieren. Durch Spitzenforschung, Talententwicklung und strategische Vernetzung sollen Innovationen vorangetrieben und die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands im internationalen Vergleich gestärkt werden.
Als Assistenz Event-/Projektmanagement (m/w/d) unterstützen Sie das Team des RIG-Headquarters am Standort der Technischen Universität München (TUM) bei der erfolgreichen Konzeption, Organisation und Durchführung von jeglichen Veranstaltungen und Besuchsterminen sowie im Projektmanagement.
- Koordination: Sie fungieren als zentrale/r Koordinator/in und unterstützen bei der Konzipierung von Veranstaltungen wie Meetings, Besuche, Tagungen und Konferenzen
- Organisation: Sie übernehmen die Organisation und Umsetzung – von der Erstellung und Abstimmung der Agenda, dem Einladungs- und Teilnehmermanagement über Preisanfragen und die Beauftragung externer Dienstleister bis hin zur Koordination von Forschungsdemonstrationen unserer RIG-Partner. Vor Ort sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf und betreuen die Teilnehmenden. Im Anschluss verantworten Sie die Nachbereitung, inklusive Evaluation und Dokumentation
- Kostenkontrolle: Dabei behalten Sie Zeitpläne und Budgets stets im Blick und sorgen für eine kostenbewusste Umsetzung
- Projektmanagement: Darüber hinaus unterstützen Sie bei der übergreifenden Projektkoordination, bei der Erstellung von Reportings und Präsentationen sowie von Vorlagen in deutscher und englischer Sprache. Sie arbeiten eng mit internen und externen Stakeholdern zusammen, dokumentieren Projektfortschritte und behalten Fristen, Abhängigkeiten sowie Projektziele stets im Blick
- Abgeschlossene fachbezogene Ausbildung im Bereich Veranstaltungen, Marketing und Projektmanagement oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Veranstaltungs-, Messe- oder Projektmanagement, vorzugsweise in einem wissenschaftlichen Umfeld
- Organisations- und Kommunikationstalent mit eigenständiger, strukturierter und lösungsorientierter Arbeitsweise und Hands-on-Mentalität
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
- Hohe soziale Kompetenz und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit sowie Freude an der Formulierung und Ausarbeitung von Texten
- Fundierte und sichere MS Office-Kenntnisse
- Selbstständiges, sorgfältiges und zuverlässiges Arbeiten
- Ein abwechslungsreiches und innovatives Betätigungsfeld an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Politik und Industrie mit großem Entwicklungspotenzial
- Zusammenarbeit mit einem motivierten, hochqualifizierten Team innerhalb der TUM und den RIG-Partnern
- Internationales interdisziplinäres Arbeitsumfeld an einer Exzellenzuniversität
- Umfangreiches Weiterbildungsangebot
- Attraktive Gleitzeitgestaltung und vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
- Die Position ist zunächst bis zum 30.06.2028 befristet mit der Aussicht auf Verlängerung
- Die Vergütung erfolgt nach dem aktuellen Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L), abhängig von der Qualifikation bis zur Entgeltgruppe E9.