Jobbeschreibung
Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbstständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagenforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein.
Wir suchen für die Abteilungen Virus Genomik und Emerging Viruses zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine motivationsstarke, service- und teamorientierte
Teamassistenz (w/m/d)
in Vollzeit oder Teilzeit
- Führen des Sekretariates
- Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten
- Planung und Durchführung von Bestellungen (in Abstimmung mit der Einkaufsabteilung)
- Unterstützung beim Finanzmonitoring der Abteilungen
- Erledigung der Korrespondenz, auch in Englisch
- Führung von Besprechungsprotokollen
- Durchführung des Terminmanagements und des Berichtswesens
- Unterstützung bei der Einstellung von Personal (u. a. Vorbereitung von Einstellungsanträgen und Bögen für Interviews)
- Organisation von Besprechungen und Veranstaltungen (z. B. Seminaren, Vorlesungen, Praktika und Tagungen)
- Buchung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen
- Onboarding / Offboarding und Betreuung von Mitarbeiter*innen
- Betreuung von Gästen (Reiseplanung, Unterkunft, Reisekostenabrechnung der Gäste)
- Pflege von Publikations‐ und Vortragslisten
- Verwaltung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
- Pflege der Telefon‐ und Adresslisten
- Bewerber*innen (w/m/d) mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung und qualifizierten Weiterbildungen oder abgeschlossenen Ausbildung als Sekretär*in (w/m/d) oder als Fremdsprachen‐ / Europasekretär*in (w/m/d) mit mehrjähriger Berufspraxis (gern wissenschaftlich / medizinisch)
- Sichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Hohes Maß an Selbstständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
- Gute kommunikative Fähigkeiten
- Sicheres, kompetentes Auftreten
- Team‐ und Kommunikationsfähigkeit
- Hohes Maß an Flexibilität
- Spannende Tätigkeit an einem Institut der Leibniz-Gemeinschaft
- Zusammenarbeit mit einem hoch motivierten Team und in einem internationalen Umfeld
- Vergütung nach EG 8 TV-AVH (vergleichbar TVöD) inklusive betrieblicher Altersvorsorge
- 30 Tage Urlaub im Jahr
- Weiterbildungsmöglichkeiten inklusive bezuschusster Englisch- und Deutschkurse am Institut
- Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinderbetreuung
- Angebote zur Gesundheitsprävention am Institut (in Zusammenarbeit mit voiio GmbH)
- Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
- Zuschuss zum HVV-Deutschlandticket
- Zuschuss zur Kantinennutzung
Die Stelle ist zunächst befristet auf zwei Jahre zu besetzen. Die Stelle ist für Vollzeit (50%-Teilung zwischen zwei Abteilungen) oder Teilzeit geeignet.
Das LIV ist mit dem TOTAL E-QUALITY-Prädikat zertifiziert und fördert Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Männer werden deshalb besonders ermutigt, sich zu bewerben. Schwerbehinderte werden bei ansonsten gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.
Mehr