Jobbeschreibung
Sie suchen nicht nur einen Job, sondern eine herausfordernde Aufgabe, die sinnvoll ist? Sie arbeiten gerne inmitten eines lebendigen Unicampus? Dann sollten wir uns kennenlernen!
Wir bieten als öffentlich-rechtliches Dienstleistungsunternehmen mit rund 530 Beschäftigten professionellen Service und kompetente Beratung rund um das Studium. Ob bei der Wohnungssuche, der Studienfinanzierung, der Verpflegung, dem Studieren mit Kind oder der Psychosozialen Beratung – wir tragen an unseren verschiedenen Standorten in der Hochschulregion Heidelberg/Heilbronn dafür Sorge, dass rund 49.000 Studierende optimal beraten und betreut werden. Als moderner Arbeitgeber handeln wir erfolgsorientiert und verantwortungsvoll.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir am Standort Heidelberg in Vollzeit oder Teilzeit eine
Assistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung Facility Management
- Tatkräftige Unterstützung der Abteilungsleitung Facility Management bei den operativen, konzeptionellen sowie strategischen Aufgaben
- Office-Management von A bis Z, d. h. Termin-/Reisemanagement, Protokollierung von Meetings, Bearbeitung des postalischen und elektronischen Schriftverkehrs, Rechnungsprüfung etc.
- Zentrale Anlaufstelle der Abteilung für interne und externe Stakeholder
- Eigenständiges Erarbeiten von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Statistiken
- Unterstützung bei Personalorganisation und -betreuung, z. B. Erstellung von Einarbeitungsplänen, Vorauswahl von Bewerbungen
- Mitarbeit, Koordination, Dokumentation und Überwachung von Abteilungsprojekten
- Einschlägige und mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsfunktion
- Strukturierte Denk- und Arbeitsweise sowie proaktives, selbstständiges Handeln. Selbstbewusste Persönlichkeit, die sich durch Loyalität, offene Kommunikation, Teamgeist, Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen auszeichnet
- Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Bälle zeitgleich in der Luft zu halten
- Ausgeprägte Kommunikationskompetenz, idealerweise auch in englischer Sprache
- Professionelle Anwenderkenntnisse in Büro IT (MS Office) und Erfahrung im Umgang mit Zeitwirtschaftssystemen
- Krisensicherer Arbeitsplatz mit 30 Tagen Urlaub und arbeitsfrei am 24.12. und 31.12.
- Vergütung nach dem Tarifvertrag (TV-L) bis EG 9a, inkl. Jahressonderzahlung
- Betriebliche Altersversorgung (VBL)
- Zahlreiche Benefits (wie z.B. günstige Versicherungstarife, Vergünstigungen in unseren Mensen und Cafés, vergünstigtes Job-Deutschlandticket, Firmenkleidung u.v.m.)
- Planbare Arbeitszeit
- Partnerschaftliche Unternehmenskultur, flache Hierarchien, familienbewusste Personalpolitik