Jobbeschreibung
Die Stiftung Unabhängige Patientenberatung Deutschland (Stiftung UPD) ist eine gemeinnützige Institution, die Ratsuchenden kostenfrei umfassende Informationen und individuelle Beratung in gesundheitlichen und gesundheitsrechtlichen Fragen bietet. Unser Ziel ist es, allen Menschen in Deutschland Orientierung im Gesundheitssystem zu ermöglichen und sie zu informierten, selbstbestimmten Entscheidungen zu befähigen.
Aktuell befinden wir uns in einer spannenden Aufbauphase, in der wir nicht nur unser Beratungsangebot erweitern, sondern auch innovative Beratungsmethoden integrieren.
Zum nächstmöglichen Termin suchen wir Sie zur Unterstützung an unserem Standort in Berlin als
Koordinator:in Gremienbüro
Festanstellung ∙ Voll- oder Teilzeit ∙ hybrid
DAS IST UNS WICHTIG
Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher ausdrücklich alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität.
In dieser Rolle unterstützen Sie den Vorstand und den Büroleiter bei der Vor- und Nachbereitung der Gremienarbeit (Stiftungsrat, Fachausschüsse, Wissenschaftlicher Beirat) und gestalten so aktiv die Weiterentwicklung der Stiftung UPD mit.
- Organisation und Koordination von Gremiensitzungen, inklusive Terminabstimmung, Raumbuchung, technischer Vorbereitung sowie Mitarbeit an Präsentationen und Gremienpapieren
- Erstellung und Pflege von Checklisten zur Sitzungsplanung sowie eigenständige Erledigung organisatorischer Aufgaben
- Zusammenstellung und Versand von Sitzungsunterlagen sowie Strukturierung von Beschlussunterlagen und Protokollen
- Kommunikation mit Gremienmitgliedern, z. B. bei Einladungen, Rückfragen oder Reiseinformationen
- Unterstützung bei der An- und Abreise der Gremienmitglieder sowie deren Betreuung bei Sitzungen vor Ort
- Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
- Unterstützende Aufgaben in der externen Kommunikation, u. a. Einholung von Angeboten sowie Abstimmung mit Dienstleistern und Behörden
- Kleinere Materialbestellungen und Tätigkeiten in der Veranstaltungslogistik
- Qualifikation: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokaufmann / Bürokauffrau bzw. Kaufmann / Kauffrau für Büroorganisation / Office Management, oder eine vergleichbare Befähigung.
- Praxis: Sie bringen Erfahrung in der Organisation von Gremiensitzungen, Veranstaltungen oder vergleichbaren administrativen Prozessen mit.
- Softwarekenntnisse: Im Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (Microsoft 365, Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sind Sie routiniert.
- Sprachen: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir voraus.
- Organisationsgeschick und Eigenständigkeit: Mit Ihrer strukturierten und vorausschauenden Arbeitsweise behalten Sie auch bei parallelen Aufgaben und Terminen den Überblick. Sie handeln zuverlässig, eigenverantwortlich und mit einem hohen Maß an Serviceorientierung.
- Kommunikationsstärke: Klare und respektvolle Kommunikation, sowohl schriftlich als auch mündlich, mit in- und externen Partner:innen ist für Sie selbstverständlich.
- Flexibilität und Engagement: Sie mögen die Herausforderung eines modernen Umfelds und bringen sich mit Eigeninitiative und Freude in ein sinnstiftendes Arbeitsumfeld ein.
Sie erwartet eine vielseitige und herausfordernde Tätigkeit in einer gemeinnützigen Organisation mit großem gesellschaftlichem Nutzen.
- Ein motivierendes und engagiertes Team in einem sinnstiftenden Arbeitsumfeld – wir arbeiten gemeinsam für unsere Vision
- Eine moderne, digitale Arbeitsumgebung
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten
- Eine Vergütung in Anlehnung an den TVöD, inklusive regelmäßiger Gehaltserhöhungen und Sonderleistungen
- Eine fundierte Einarbeitung mit einem Onboardingkonzept und einem Patenschaftsmodell
- Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und ein zusätzliches Fortbildungsbudget
- Eine barrierefreie Arbeitsplatzgestaltung