Jobbeschreibung
Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)
Mitdenken erwünscht. Eigeninitiative willkommen.
Sie sehen Arbeit, bevor sie verteilt wird?
Sie behalten auch in bewegten Momenten den Überblick, denken mit und greifen zu, wo es nötig ist? Dann sind Sie vielleicht genau die Assistenz, die wir suchen.
Sie wären die Assistenz der Geschäftsleitung bei einem familiengeführten Immobilienunternehmen mit kurzen Wegen, klaren Aufgaben und einem kleinen Team, das sich aufeinander verlassen kann. Das modern ausgestattete Büro liegt in Berlin-Charlottenburg, nur wenige Gehminuten vom Bahnhof Zoo und dem Kurfürstendamm entfernt. Dort tragen Sie dazu bei, dass das Tagesgeschäft reibungslos läuft – mit Struktur, Organisationstalent und dem Blick fürs Ganze.
Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Aufgaben
- Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen
- Erstellung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen
- Kommunikation und Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartnern
- Allgemeine Büroorganisation (z. B. Postbearbeitung, Ablage, Materialverwaltung)
- Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung (z. B. Rechnungserfassung, Belegprüfung, Kontenabstimmung, Vorerfassung Bankzahlungen)
- Pflege und Verwaltung immobilienbezogener Dokumente (z. B. Mietverträge, Objektakten)
- Recherchearbeiten (z. B. Standort, Marktumfeld etc.)
- Mitwirkung bei Projekten (z. B. Sanierung)
- Datenauswertungen zur Unterstützung operativer Entscheidungen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Immobilien- oder Buchhaltungsumfeld
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, vorzugsweise in der Immobilienbranche
- Sehr gute Kenntnisse in Adobe und MS Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneDrive)
- Idealerweise Erfahrung mit Domus und/oder DATEV (keine Voraussetzung)
- Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
- Hohes Maß an Diskretion, Organisationstalent und Kommunikationsstärke
- Freundliches und professionelles Auftreten
- Abwechslungsreiche Aufgaben mit Eigenverantwortung
- Ein engagiertes, kollegiales Team sowie ein angenehmes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
- Teilzeitstelle mit 30 Stunden pro Woche
- Attraktive Vergütung und einen modernen Arbeitsplatz im Herzen unserer Stadt
- Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice nach Einarbeitung und Absprache
- ÖPNV-Ticket wird übernommen