Jobbeschreibung
Als eines der größten sozialwissenschaftlichen Forschungsinstitute Europas erforscht das Deutsche Jugendinstitut in München und am Standort Halle (Saale) seit über 60 Jahren die Lebenslagen von Kindern, Jugendlichen und Familien. Unsere Wissenschaftler:innen beraten Bund, Länder sowie Kommunen und liefern wichtige wissenschaftliche Impulse für die Fachpraxis.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir Sie als
Sachbearbeiter:in (m/w/d) für das Abteilungssekretariat
für die Abteilung Medien und Kommunikation
Weitere Informationen zur Abteilung finden Sie unter: https://www.dji.de/ueber-uns/organisationseinheiten/medien-und-kommunikation.html
- Effizientes Büromanagement und Teamassistenz
- Erledigung allgemeiner Assistenz- und Sekretariatsaufgaben
- Selbstständige Korrespondenzführung sowie Terminüberwachung
- Überwachung des Abteilungsbudgets
- Vorbereitung und Abwicklung von Vergaben und Aufträgen im Bereich Öffentlichkeitsarbeit (z. B. für die DJI‑Jahrestagung)
- Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Messen und Veranstaltungen
- Verwaltung von Publikationen sowie Ausgabe von Merchandising-Produkten
- Pflege des Adressverteilers
- Vertretung der Abonnentenverwaltung der Zeitschrift DJI Impulse
- Mitwirkung bei der Pflege und Aktualisierung von Webseiteninhalten (TYPO3)
- Servicestelle für interne und externe Anfragen
- Unterstützung bei allgemeinen Projektaufgaben
- Abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in der Assistenz, idealerweise in Verbindung mit einer kaufmännischen Ausbildung oder dem erfolgreichen Abschluss eines Beschäftigtenlehrgangs – vorzugsweise im Umfeld einer Forschungseinrichtung oder öffentlichen Verwaltung
- Erfahrung im administrativen Projektmanagement
- Ausgeprägte organisatorische und koordinierende Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
- Hohes Maß an Sozialkompetenz und Kommunikationsstärke im Umgang mit internen und externen Ansprechpartner:innen; Diskretion wird vorausgesetzt
- Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in deutscher Sprache; idealerweise gute Englischkenntnisse
- Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie Erfahrung im Umgang mit Datenbanken und Content-Management-Systemen (z. B. Typo3)
- Organisationstalent sowie ausgeprägte Kooperations- und Teamfähigkeit
- Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen
- Interesse an den Forschungsgebieten und ‑themen des DJI
- Beschäftigungsbeginn nächstmöglicher Zeitpunkt
- Befristete Beschäftigung für die Dauer von 24 Monaten, mit Option auf Verlängerung
- Beschäftigungsumfang 29,25 Stunden/Woche
- Tätigkeitsort München
- Bezahlung entsprechend TVöD Bund Entgeltgruppe 6
- Möglichkeit zum teilweisen mobilen Arbeiten
- Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket