Jobbeschreibung
Wir - der Nahverkehr Westfalen-Lippe (NWL) - gestalten, organisieren, vermarkten und finanzieren den SPNV in Westfalen-Lippe als Teil des Mobilitätsangebotes in NRW. Darüber hinaus entwickeln wir nachhaltige, vernetzte Mobilitätskonzepte und -lösungen im Umweltverbund und wirken darauf hin, diese mit unseren Partnern umzusetzen, um einen Beitrag zur Verkehrswende zu leisten.
Am Hauptsitz in Unna sowie in den regionalen Geschäftsstellen in Bielefeld, Münster, Paderborn und Siegen arbeiten rund 150 Mitarbeitende gemeinsam an der Umsetzung sowie der Weiterentwicklung dieser Ziele für die Bürgerinnen und Bürger der Region. Wer den gesellschaftlichen Wandel aktiv mitgestalten will, kann zukünftig Teil des NWL werden.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine organisationsstarke, loyale Persönlichkeit als Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung, die mit Sorgfalt, Verbindlichkeit und digitalem Office-Weitblick unterstützt. Dies erfordert eine hohe Präsenz am Standort der Hauptgeschäftsstelle in Unna.
- Administrative Unterstützung: Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Unterstützung in allen organisatorischen und administrativen Belangen
- Eigenverantwortliche Organisation: Einschätzung der Relevanz und Bearbeitung von eingehender Post, E-Mails und Anrufen in Zusammenarbeit mit der Büroleitung und dem Gremienmanagement
- Kommunikationsmanagement: Vertrauliche Korrespondenz und Abstimmung mit internen Fachabteilungen und externen Stakeholdern im Umfeld der Geschäftsführung, Kommunikation mit internen und externen Ansprechpersonen, Behörden und Gremien
- Termin- & Ablaufkoordination: Planung und Organisation von Terminen, Veranstaltungen, Dienstreisen sowie Überwachung von Fristen und Abläufen im Tagesgeschäft
- Entscheidungsvorbereitung: Erstellung von Präsentationen, Reports, Protokollen und Unterlagen als Grundlage für strategische und operative Entscheidungen
- Prüfung von zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücken auf formale Richtigkeit
- Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich bzw. in der Verwaltung, idealerweise mit mehrjähriger Berufserfahrung in vergleichbarer Position
- Hohe Fähigkeit und Bereitschaft zu strukturiertem, sorgfältigem und selbstständigem Arbeiten
- Teamfähigkeit, Flexibilität und Organisationstalent
- Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift sowie sehr sichere EDV-Kenntnisse, insbesondere in MS Office, Affinität zu digitalen Tools im Office-Bereich
- Sicheres und freundliches Auftreten
- eine aufgaben- und verantwortungsadäquate Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (VKA)
- eine leistungsstarke Betriebsrente
- Zuschuss zu vermögenswirksamen Leistungen
- ein Jobrad im Rahmen einer Entgeltumwandlung
- einen sicheren Arbeitsplatz mit einem arbeitnehmerfreundlichen Tarifvertrag nach TVöD (VKA)
- ortsunabhängiges, mobiles Arbeiten in Abstimmung mit der Geschäftsführung
- flexible Arbeitszeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
- ein Gleitzeitkonto zur Erfassung und dem Abbau von Überstunden
- attraktive Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
- 30 Tage Jahresurlaub plus Heiligabend und Silvester frei