Jobbeschreibung
Standort: Mainz | Präsenzstelle | flexible Arbeitszeiten
Bereit, mit einem familiären Team die Gebäudeautomation weiterzuentwickeln – in einer Wachstumsbranche?
Wir sind ein wachsendes, inhabergeführtes Ingenieurbüro für Gebäudeautomation mit Sitz in Mainz. Unser Team besteht aus acht engagierten Mitarbeitenden, die gemeinsam anspruchsvolle und gesellschaftlich relevante Projekte deutschlandweit planen.
Zur Unterstützung unserer kaufmännischen Prozesse suchen wir eine strukturierte und gewissenhafte Kaufmännische Assistenz (m/w/d) mit einem vielseitigen Aufgabenspektrum in den Bereichen Angebotsmanagement, Rechnungswesen, Controlling und Personal.
Deine Aufgaben – abwechslungsreich, verantwortungsvoll und mit viel Gestaltungsspielraum:
1. Angebotsmanagement
· Erstellung, Verwaltung und Nachverfolgung von Angeboten in Abstimmung
· Pflege projektbezogener Informationen in der Angebots- und Projektsoftware (z. B. Projo)
2. Rechnungsstellung & Mahnwesen
· Erstellung und Bearbeitung von Ausgangsrechnungen
· Klärung fehlender Informationen mit Projektbeteiligten
· Kontrolle von Zahlungseingängen und Durchführung des Mahnwesens
· Rechnungsablage und Buchungsprüfung in DATEV
3. Controlling
· Unterstützung bei der Liquiditätsplanung und im Monatsabschluss
· Pflege von Controllingdaten und Vorbereitung von Auswertungen
· Enge Abstimmung mit Projektleitung und Geschäftsführung
· Mitwirkung bei Prozessoptimierungen und -dokumentationen
4. Personalmanagement
· Betreuung des On- und Offboardings neuer Mitarbeitenden
· Vorbereitung von Vertragsunterlagen und Kommunikation mit dem Steuerbüro
· Pflege von Personal- und Zeiterfassungsdaten
· Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und organisatorische Themen
5. Recruiting
· Erstellung und Verwaltung von Stellenanzeigen
· Koordination von Bewerbungsprozessen und Erstkontakten
Organisation von Vorstellungsgesprächen und Kommunikation mit Bewerbenden
Das bringen Sie idealerweise mit:
· Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
· Erfahrung als kaufmännische Assistenz (mind. 3 Jahre) – idealerweise in einem Ingenieur- oder Planungsumfeld
· Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
· Sehr guter Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint)
· Strukturierte, gewissenhafte Arbeitsweise mit hoher Serviceorientierung
· Freude an Teamarbeit und dem Mitdenken im Unternehmensalltag
· Wohnort Mainz oder weniger als 30 Minuten Arbeitsweg
· Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau
Was bieten wir Ihnen?
· Ein abwechslungsreiches und zukunftsfähige Aufgabenfeld mit viel Eigenverantwortung
· Hands-on-Kultur ohne Konzernstruktur
· Flache Hierarchien mit erreichbaren Vorgesetzten und wertschätzender Kommunikation
· Einen schönen Arbeitsplatz im modernem Büro in Mainz
· Ein herzliches und familiäres Team mit Feiern, Retreats & Offsites
· Benefits und Gesundheitsförderung wie: Wellpass, Jobrad, Fitnessangebote, Massagen und vermögenswirksame Leistungen u. v. m.
· Flexible Arbeitszeiten und Vertrauensarbeitszeit
· Monatliche Innovationstage zur Weiterentwicklung von GIT
· Weiterbildungsmöglichkeiten und ein attraktives Vergütungspaket bei regelmäßiger Anpassung
· Eine strukturierte Einarbeitung
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