Jobbeschreibung
NEOSAT ist ein Unternehmen, das innovative Kommunikationslösungen für die Bereiche NewSpace und klassische Satellitenkommunikation entwickelt. Wir sind spezialisiert auf den Entwurf und die Umsetzung von neuesten Übertragungsverfahren für die satellitengestützte Nachrichtenübertragung. Neben der Entwicklung von eigenen Kommunikationsnutzlasten für Satellitenkonstellation, realisieren wir in verschiedenen Satellitenmissionen auch komplexe On-board-Systeme und Signalverarbeitungsalgorithmen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und organisationsstarke Team Assistenz / Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit.
In dieser vielseitigen Position bist Du die zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Entwicklerteam und Administration. Du unterstützt unsere Geschäftsführung bei operativen Aufgaben, übernimmst das kaufmännische Tagesgeschäft und sorgst gleichzeitig dafür, dass unser Büro reibungslos funktioniert. Von der Organisation von Messeauftritten über das Beschaffungsmanagement bis hin zur Planung von Team-Events – Du behältst den Überblick und schaffst die organisatorischen Rahmenbedingungen für einen reibungslosen Ablauf.
Wenn Du eine abwechslungsreiche Herausforderung suchst, bei der kein Tag wie der andere ist, und Du Deine Organisations- und Kommunikationsstärke in einem dynamischen Umfeld einsetzen möchtest, freuen wir uns auf Deine Bewerbung!
Kaufmännische Assistenz
- Eigenständiges Rechnungsmanagement inkl. Prüfung, Freigabe und Überwachung von Zahlungsfristen
- Unterstützung bei der Liquiditätsplanung und im Zahlungsverkehr
- Mitwirkung im operativen Controlling und bei der Erstellung von Kennzahlen
- Vorbereitung und Aufbereitung von Reports für die Geschäftsführung
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Ablagesystemen
Beschaffungsmanagement
- Verantwortung für die operative Beschaffung von Büromaterial, IT-Equipment und sonstigen Betriebsmitteln
- Angebotseinholung und Lieferantenvergleiche
- Bestellabwicklung und Reklamationsmanagement
- Verwaltung und Optimierung der Lieferantenbeziehungen
- Überwachung von Lagerbeständen und rechtzeitige Nachbestellung
Büromanagement und Team-Support
- Organisation des täglichen Bürobetriebs und Sicherstellung reibungsloser Abläufe
- Planung und Durchführung von Team-Events, Firmenfeiern und Mitarbeiterveranstaltungen
- Verwaltung der Büroausstattung und Arbeitsplatzgestaltung
- Ansprechpartner für das Entwicklungsteam bei organisatorischen Anliegen
- Koordination mit Dienstleistern
Koordination von Messeauftritten
- Planung und Organisation von Messeteilnahmen von der Anmeldung bis zur Nachbereitung
- Koordination mit Messebauern und weiteren Dienstleistern
- Verwaltung des Messematerials und der technischen Ausstattung
- Budget- und Kostenüberwachung für Messeprojekte
Reiseorganisation
- Komplette Reiseplanung und -buchung (Flüge, Hotels, Transfers, Visa)
- Erstellung von Reiseunterlagen und Spesenabrechnungen
- Koordination von Geschäftsreisen unter Berücksichtigung von Zeit- und Kosteneffizienz
Ausbildung und Erfahrung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare / höhere Qualifikation
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Office Management Position
- Idealerweise Erfahrung in der direkten Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Erfahrung im Umgang mit technischen Teams von Vorteil
Fachliche Kompetenzen
- Sehr gute MS Office Kenntnisse (insbesondere Excel, PowerPoint, Outlook)
- Grundkenntnisse im Controlling und Rechnungswesen
- Erfahrung im Beschaffungswesen und Lieferantenmanagement
- Verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Persönliche Kompetenzen
- Ausgeprägte Organisationsstärke und strukturierte Arbeitsweise
- Hohe Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise
- Absolute Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
- Belastbarkeit und Flexibilität auch in Hochphasen
- Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten
- Freude am Umgang mit Menschen und Teamgeist
Arbeitsumfeld: Angenehme und professionelle Arbeitsatmosphäre in einem kollegialen, innovativen Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
Arbeitsplatz: Modernes, lichtdurchflutetes Office im Businesspark Dresden mit ergonomischen Arbeitsplätzen und aktueller technischer Ausstattung
Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiteinteilung mit Gleitzeit und der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten nach Absprache
Urlaub: Bis zu 30 Tage Urlaub
Benefits:
- JobRad-Leasing für Deine nachhaltige Mobilität
- Kostenlose Getränke (Kaffee, Tee, Mate, Wasser)
Erreichbarkeit:
- Kostenlose Parkmöglichkeiten direkt am Gebäude
- Hervorragende Verkehrsanbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln
- Team-Events und gemeinsame Aktivitäten