Jobbeschreibung
Teamassistent*in Forschungssekretariat (m/w/d) in Voll- oder Teilzeit
KENNZIFFER 170 I 8011
Zur Verstärkung des Forschungssekretariats am Max-Planck-Institut für Psychiatrie suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n qualifizierte*n Teamassistent*in. Als zentrale Anlaufstelle für alle Forschenden des Instituts sorgt das Sekretariat für reibungslose Abläufe im Institutsalltag. In enger Zusammenarbeit mit der geschäftsführenden Direktorin sowie dem Forschungskoordinator begleitet es zentrale organisatorische Prozesse in der Forschung, Forschungsklinik und Direktion in Planung und Umsetzung.
- Unterstützung von Forschenden bei allgemeinen Sekretariatsaufgaben
- Eigenständiges Termin‑ und Kalendermanagement im Assistenzteam
- Reiseorganisation für Forschende des Instituts und Gäste
- Internationale Korrespondenz in Deutsch und Englisch
- Planung und Betreuung von Veranstaltungen (Vorträge, Workshops und Tagungen), inkl. Organisation von Bewirtungen
- Unterstützung beim Personalmanagement (On‑/Offboarding, Verträge, Visa)
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz‑ oder Sekretariatsbereich, idealerweise an einer Forschungseinrichtung oder Universität
- Ausgeprägtes Organisationstalent, Kommunikationsstärke und hohe Serviceorientierung
- Proaktive, zuverlässige und teamorientierte Arbeitsweise
- Exzellente Deutsch‑ und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office, Adobe Acrobat und gängigen Videokonferenzplattformen (Webex, Zoom)
- IT‑Affinität und Freude an neuen Technologien
- Vielseitige Aufgaben in einem der führenden Forschungsinstitute auf dem Gebiet der Psychiatrie
- Weiterbildungsmöglichkeiten: Wir fördern Ihre persönliche und fachliche Entwicklung durch individuelle Fortbildungen
- Ein modern ausgestatteter Arbeitsplatz
- Möglichkeit zur Arbeit in Voll- oder Teilzeit
- Flexibles Arbeitszeitmodell (Gleitzeit und Option für anteiliges Homeoffice) und familienfreundliche Kultur
- Bezahlung nach TVöD Bund, abhängig von Qualifikation und Erfahrung, inkl. aller Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes wie z. B. einer attraktiven Altersvorsorge
- Bei Bedarf vorübergehend Bereitstellung einer Wohnung (je nach Verfügbarkeit)
- Unterstützung bei der Suche nach Kinder- und Angehörigenbetreuung
- Sehr gute Erreichbarkeit mit dem ÖPNV (Tram, U‑Bahn, Bus) und Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT)
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet; eine unbefristete Übernahme wird angestrebt.
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds und zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Darüber hinaus sind wir bemüht, mehr Menschen mit Behinderungen zu beschäftigen. Die Institutsleitung steht der Inanspruchnahme von Elternzeit, insbesondere auch der Väter, sehr positiv gegenüber.
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