Jobbeschreibung
Art-Invest Real Estate ist eine Immobilien-Projektentwicklungs- und Investmentgesellschaft mit Hauptsitz in Köln. In den attraktiven Regionen Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, Köln/Bonn, München, Nürnberg, Stuttgart, Leipzig, Wien, Stockholm und London erkennen wir Potenziale, entwickeln visionäre Realisierungsansätze und erschaffen Objekte und Lagen mit nachhaltigem Wert.
Innerhalb der Gruppe ist die Art-Invest Real Estate Funds GmbH eine Immobilien-Kapitalverwaltungsgesellschaft und hat seit ihrer Gründung 2011 bereits mehr als 25 offene wie geschlossene Immobilien-Investmentvermögen (Fonds) für institutionelle Investoren aufgelegt.
Für unsere Zentrale in Köln suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Teamassistent:in.
Als Teamassistent:in liegt deine Hauptverantwortung im Bereich des Dokumentenservice. Dort unterstützt du im Tagesgeschäft administrativ und organisatorisch in den folgenden Bereichen:
- Du übernimmst allgemeine Sekretariatstätigkeiten.
- Bei der Postbearbeitung koordinierst du den Postein- und Postausgang nebst Kurierversand.
- Du bist verantwortlich für die Organisation des teils fristgebundenen Unterschriftenumlaufs (digital via DocuSign und physisch).
- Du übernimmst die Pflege von Datenbanken und sorgst mit deinem gut organisierten Dokumentenmanagement für die Auffindbarkeit von Unterlagen, insbesondere von Gesellschaftsakten.
- Zu deinen Aufgaben gehört die Erfassung und Verwaltung der monatlichen Kreditkartenabrechnungen sowie die Kassenführung und Erstellung der monatlichen Kassenabrechnung.
- Gegebenenfalls erfasst und prüfst du eingehende Rechnungen und leitest diese zur Zahlung an das externe Rechnungswesen weiter.
- Du hast erste Berufserfahrung als Assistent:in in der Administration oder Büroorganisation, alternativ eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung z.B. als Kauffrau:mann für Büromanagement, Industriekauffrau:mann, Bankkauffrau:mann oder ähnliche Qualifikationen.
- Administrative Aufgaben managst du dank guter Anwenderkenntnisse in MS Office sowie deiner sorgfältigen und strukturierten Arbeitsweise effizient.
- Du bist sprachgewandt, sowohl im direkten Gespräch als auch im Schriftverkehr auf Deutsch.
- Komplexe Zusammenhänge erschließt du rasch, setzt Prioritäten sinnvoll und arbeitest zielgerichtet sowie verantwortungsbewusst.
- Du bist organisationsstark – in gemeinsamer Teamarbeit und in den von dir allein verantworteten Aufgaben.
- Ein hohes Maß an Genauigkeit, insbesondere im Umgang mit Dokumenten und Zahlen, sowie ein diskreter und vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten runden dein Profil ab.
Auf dich wartet eine interessante und vielseitige Tätigkeit in einem agilen Team mit flachen Hierarchien. Wir legen großen Wert auf ein positives und wertschätzendes Miteinander. Du kannst dich auf eine individuell abgestimmte Einarbeitung, eine leistungsgerechte Vergütung sowie zahlreiche Social Benefits und Weiterbildungsprogramme freuen.
Wir leben den Austausch – nicht nur in unseren gut ausgestatteten Büros, sondern auch außerhalb auf regelmäßigen Teamevents. Denn ein gutes Miteinander ist uns wichtig.
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