Projektassistenz (d/w/m) Netzwerk Universitätsmedizin (NUM) DM.99.25

Charité - Universitätsmedizin Berlin

  • Berlin
  • Veröffentlicht am: 30. Mai 2025
Jobbeschreibung

Die Charité – Universitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeu­tender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

Projektassistenz (d/w/m) Netzwerk Universitätsmedizin (NUM) DM.99.25

Kennziffer: 4789 | Arbeitszeit: Vollzeit | Eintrittsdatum: 01.07.2025 | Dauer der Anstellung: Befristet | Bewerbungsfrist: 30.05.2025 | Entgeltgruppe: E9b

Arbeiten an der Charité

Das NUM ist ein auf bundesweite Kooperation ausgerichtetes Netzwerk der 36 deutschen Universitätsklinika mit hoher Sichtbarkeit in der biomedizinischen Forschungslandschaft. Koordiniert wird dieses Netzwerk durch die Charité – Universitätsmedizin Berlin. Sie hat die Gesamtprojektleitung inne und ist Sitz der Koordinierungsstelle des NUM.
Die Koordinierungsstelle ist der Kern des Netzwerks. Sie plant und steuert dessen Aktivitäten und ist zentraler Ansprechpartner für das gesamte Netzwerk mit dessen jeweiligen Stakeholdern/ Partnern an den Standorten und in den Projekten (Wissenschaftlerinnen/ Wissenschaftler). Zum 01.07.2025 geht das Netzwerk in eine dritte Förderphase über.


  • Sie fungieren als persönliche Assistenz der Leitung der Koordinierungsstelle NUM
  • Sie unterstützen das Projekteam bei allen anfallenden Themen im Rahmen des NUM, insbesondere bei der Terminorganisation, Büroorganisation (u.a. Erstellung und Pflege der Adressverteiler, Unterstützung bei der Ablagesystematik), Veranstaltungsplanung und –durchführung, Bestellwesen sowie Rechnungsverwaltung
  • Sie unterstützen im Personalmanagement des Projekts, insbesondere bei der Personalgewinnung und -administration (z.B. Mitwirkung bei Einstellungsvorgängen, Onboarding neuer Projektmitarbeitenden und Urlaubsplanung)
  • Sie sind zuständig für die Kommunikation mit Wissenschaftlerinnen/ Wissenschaftler und den bundesweiten Netzwerkpartnern des NUM
  • Sie betreuen Gremiensitzungen inklusive Protokollierung
  • Sie sind die zentrale telefonische Ansprechperson im NUM (u.a. Anfragen der Netzwerkpartner)
  • Sie arbeiten bei der Verfassung von Berichten mit
  • Sie arbeiten beim Monitoring notwendiger Zuarbeiten aus dem Netzwerk inkl. Qualitäts- und Vollständigkeitsprüfung mit
  • Sie wirken bei NUM-internen Abfragen und Erhebungen sowie bei der Auswertung und Aufbereitung der Ergebnisse mit

  • Sie verfügen über ein abgeschlossenes Studium (Bachelor) mit Bezug zu Gesundheits- und/ oder Wissenschaftsmanagement bzw. -administration oder über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Sie haben mindestens zwei Jahre Berufserfahrung mit Bezug zum Aufgabengebiet; vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
  • Erfahrungen im universitären Arbeitsumfeld, in einer Gesundheitseinrichtung, Klinik oder wissenschaftlichen Einrichtung sind vorteilhaft
  • Erfahrung in der Projektverwaltung sind vorteilhaft
  • Sie zeigen eine hohe Motivation, Lernfähigkeit, Eigenverantwortung und Verlässlichkeit
  • Eine strukturierte, ergebnisorientierte und selbstständige Arbeitsweise verbunden mit einem hohen Maß an Organisationstalent, Flexibilität, Belastbarkeit und Teamorientierung zeichnet Sie aus
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und hohes Verantwortungsbewusstsein runden Ihr Profil ab
  • Sie verfügen über sehr gute MS Teams und MS Office Kenntnisse

  • Eine hoch professionelle Zusammenarbeit in einem motivierten und interdisziplinären Team
  • Eine zukunftsorientierte, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit hoher Eigenverantwortung und persönlichem Handlungsspielraum
  • Interkulturelle Teamveranstaltungen, gut strukturiertes Onboarding mit netten Kolleginnen und Kollegen
  • Umfangreiche kostenfreie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten bis hin zum Studium
  • Vergünstigungen bei vielen Angeboten für Beschäftigte für die Bereiche Shopping, Reisen, Sport
  • Zusätzliche Absicherung im Alter durch unsere betriebliche Altersvorsorge
  • Zertifizierung als familiengerechte Hochschule und familiengerechtes Unternehmen seit 2007

Informationen zur Stelle

  • Entgeltgruppe E9b TVöD VKA-K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus den geleisteten Berufsjahren.
  • Die Arbeitszeit ist in Vollzeit mit 38,5 Stunden vorgesehen
  • Die Position ist bis zum 30.06.2030 befristet, da sie an die Projektlaufzeit gebunden ist
  • Bei uns sind 30 Tage Urlaub Standard
  • Die Bewerbungsfrist endet am: 30.06.2025
  • Kennziffer: 4789
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