Jobbeschreibung
Sachbearbeiter*in (w/m/d)
Reisekosten/Fortbildungen/Recruiting
ab sofort in Teilzeit (30 Stunden), Entgeltgruppe 8 TVöD, unbefristet KENNZIFFER 37 | 8015/9015
Schwerpunkt der Tätigkeit ist die Bearbeitung von Dienstreiseanträgen und Reisekostenabrechnungen
- Du bist in unserem 12-köpfigen Team der Personalabteilung der/die kompetente AnsprechpartnerIn für Dienst- und Reisekostenanträge unserer Beschäftigten, insb. für wissenschaftliche Veranstaltungen im In- und Ausland, Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, Klinikveranstaltungen etc. Dabei kümmerst Du Dich um folgende Themen:
- Erfassung von Reisekostenanträgen nach Prüfung auf Vollständigkeit
- Bearbeitung der Reisekostenabrechnungen (teils in Papier, teils digital) unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben gem. Bundesreisekostengesetz und der Auslandsreiseverordnung unter Berücksichtigung der Haushaltsrichtlinien sowie steuer- u. sozialversicherungsrechtlicher Vorgaben
- Digitale Erfassung der Reisezeiten
- Klärung von Anfragen zu In- und Auslands-Mitarbeiterentsendung sowie Beantragung der hierfür erforderlichen A1‑Bescheinigungen
Unterstützung im Recruiting
- Du bist zusammen mit einer motivierten Kollegin zuständig für die Abklärung, Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf allen relevanten Kanälen mit Hilfe eines Bewerbermanagementsystems (BITE)
- Sichtung von Bewerbungen, telefonische Kontaktaufnahme, Weiterleitung an die zuständigen Vorgesetzten
- Terminorganisation für Bewerbungsgespräche online und vor Ort
Prüfung und Umsetzung von Fortbildungsanträgen unserer Mitarbeitenden aus Forschung und Klinik
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
- Fließende Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind wegen unserer internationalen Belegschaft erforderlich
- Kenntnisse im Reisekostenrecht bzw. die Bereitschaft, sich diese kurzfristig anzueignen
- Sehr gute Kenntnisse der Microsoft-Office-Anwendungen; SAP‑Kenntnisse sind wünschenswert
- Eigenständige, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
- Erfahrungen in der Personalverwaltung/Personalsachbearbeitung sind wünschenswert
- Ausgeprägte Teamfähigkeit, schnelle Auffassungsgabe und Lernbereitschaft
- Du bewahrst auch in stressigen Momenten einen kühlen Kopf
- Einen unbefristeten abwechslungsreichen Arbeitsplatz in einem internationalen Umfeld an einem der führenden Forschungsinstitute auf dem Gebiet der Psychiatrie und Psychotherapie
- Die Bezahlung richtet sich nach dem TVöD-Bund (Entgeltgruppe 8, Einstufung abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung) mit allen Leistungen des öffentlichen Dienstes, wie z. B. eine attraktive Altersvorsorge (VBL), Jahressonderzahlung
- Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)
- Gute Arbeitsatmosphäre in einem motivierten Team
- Mobiles Arbeiten ist derzeit aufgrund der noch nicht vollständigen Digitalisierung des Reisekostenprozesses im Umfang von einem Tag in der Woche möglich
- Individuell abgestimmte Fortbildungsmöglichkeiten
- Unterstützung bei der Suche nach Kinder- und Angehörigenbetreuung
- Wir sind mit dem ÖPNV (Tram, U‑Bahn und Bus) sehr gut erreichbar
- Wir leisten einen Zuschuss zum DeutschlandJobTicket DJT
Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds und zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Darüber hinaus sind wir bemüht, mehr Menschen mit Behinderungen zu beschäftigen. Die Institutsleitung steht der Inanspruchnahme von Elternzeit, insbesondere auch der Väter, sehr positiv gegenüber.
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