Jobbeschreibung
Die gemeinnützige Brost-Stiftung mit Sitz in Essen gehört zu den großen Stiftungen in Deutschland. Im Sinne der Stifterin Anneliese Brost, fördert die Brost-Stiftung heute Projekte mit Schwerpunkt in den Bereichen Kunst und Kultur, Jugend- und Altenhilfe, Volks- und Berufsbildung, öffentliches Gesundheitswesen und öffentliche Gesundheitspflege, Wohlfahrtspflege sowie mildtätige Zwecke. Der Fokus liegt dabei auf dem Ruhrgebiet, der Heimat von Anneliese Brost, dessen Identität gestärkt werden soll.
Für unser Team Organisation & Personal suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen
Verwaltungsassistenten / Office Manager (m/w/d)
in Voll- oder Teilzeit (mindestens 25h/Woche) und befristet auf 24 Monate.
- im Bereich Organisation:
- Allgemeine Assistenztätigkeit im Bereich der allgemeinen Stiftungsverwaltung, einschließlich Terminkoordination und Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz
- Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Terminen und Sitzungen
- Mitwirkung bei der vorbereitenden Buchhaltung (Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Klärung offener Posten, etc.)
- Reiseplanung und Mitarbeit bei der Durchführung von Veranstaltungen
- Sonstige administrative Tätigkeiten zur Unterstützung des operativen Tagesgeschäfts
- Mitwirkung an Projekten im Bereich Organisation
- im Bereich Personal:
- Unterstützung der Personalsachbearbeitung, einschließlich Pflege der Personalakten und Vorbereitung von Arbeitsverträgen
- Mitwirkung bei organisatorischen Aufgaben im Personalbereich, Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, der Koordination von Bewerbungsgesprächen und der Pflege von Bewerberunterlagen einschließlich der Unterstützung bei Onboarding neuer Mitarbeitender
- Administrative Begleitung von Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeitende
- Unterstützung bei der Umsetzung von Personalprojekten und -initiativen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige zur ausgeschriebenen Stelle passende Berufserfahrung
- Sehr gute Kenntnisse und sicherer Umfang mit den üblichen MS Office Anwendungen einschließlich MS Teams, Kenntnisse des DM-Systems ELO von Vorteil
- Vertraut mit cloudbasierten Anwendungen und digitalen Kommunikationswegen
- Deutschkenntnisse C1, sehr gute Rechtschreibung und Grammatik
- Kommunikationsfähigkeit, Organisations- und Koordinationsgeschick
- Eigeninitiative und Bereitschaft, Neues zu lernen
- Selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
- Teamfähigkeit und Freude an der Arbeit mit Menschen
- ein professionelles und motiviertes Team
- eine attraktive Vergütung
- 30 Tage Urlaub pro Jahr
- flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeit
- die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice
- betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
- interne und externe Weiterbildungsmaßnahmen
- Mobilität: ein Zuschuss zum Jobticket
- ein wöchentliches Mittagessen im Kreis der Mitarbeitenden
- die Möglichkeit zur Teilnahme an kulturellen Events und Diskussionsveranstaltungen der Stiftung