Assistent:in / Office Manager / Teamassistent:in (w/m/d)

Jobbeschreibung

Forschung für eine Gesell­schaft im Wandel: Das ist unser Antrieb im For­schungs­zen­trum Jülich. Als Mitglied der Helmholtz-Gemein­schaft stellen wir uns großen gesell­schaft­lichen Heraus­forde­rungen unserer Zeit und erfor­schen Optionen für die digi­tali­sierte Gesell­schaft, ein klima­schonendes Energie­system und res­sour­cen­schüt­zendes Wirt­schaften. Arbeiten Sie gemein­sam mit rund 7.500 Kolleg:innen in einem der größten For­schungs­zen­tren Europas und gestalten Sie den Wandel mit uns!

Möchten Sie zu Lösungen für den Klimawandel und die Ressourcenknappheit beitragen? Arbeiten Sie mit uns am Institut für Bio- und Geowissenschaften – Pflanzenwissenschaften (IBG-2) an innovativen Nutzungs-, Produktions- und Technologiekonzepten rund um die Themen Pflanzen, Nachhaltigkeit und Bioökonomie. Unterstützen Sie unsere internationalen oder regionalen Teams mit über zehn Jahren Erfahrung in der Pflanzen­forschung und wissensbasierten Bioökonomie. Als Assistent:in / Office Manager / Teamassistent:in der Institutsbereichsleitung des Institutes (IBG-2) sind Sie ein unverzichtbarer Teil des Teams und helfen den Wissenschaftler:innen bei ihrer zukunftsorientierten Arbeit an innovativen Lösungen in der Bioökonomie. Mit Ihrem Organisationstalent und Ihrer Kommunikationsstärke tragen Sie zur effizienten Unterstützung der Abteilungs­leitungen bei und fördern die Zusammenarbeit im Institutsbereich und Forschungszentrum.

Verstärken Sie diesen Bereich als

Assistent:in / Office Manager / Teamassistent:in (w/m/d)
in Teilzeit

• Sie assistieren bei der Durchführung aller Büroorganisationsaufgaben für den Institutsbereich
• Sie unterstützen die Institutsbereichsleitung und die Abteilungsleitungen bei organisatorischen Aufgaben
• Sie sind aktiv an der Planung und erfolgreichen Durchführung von Veranstaltungen, sowohl vor Ort als auch online, beteiligt und sorgen dafür, dass unsere Events reibungslos und professionell ablaufen
• Unterstützend werden Sie bei der Herstellung und Aufbereitung von Vortragsmaterial auch in englischer Sprache tätig
• Die eigenverantwortliche Annahme, Kontrolle und sachgerechte Einlagerung bestellter Artikel gehören ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich wie die Überprüfung und Buchung des Wareneingangs
• Zudem betreuen Sie sowohl nationale als auch internationale Gäste
• Die Unterstützung der Abteilungsleitungen sowie der Institutsbereichsleitungen bei der Vorbereitung von Besprechungen gehört zu Ihren Aufgaben – sowohl intern als auch mit wichtigen externen Partner:innen
• Sie übernehmen eine zentrale Schnittstellenfunktion zwischen dem Management des Institutsbereichs und den Geschäftsstellen der strategischen Initiativen
• Die Ablage und Digitalisierung von z. B. Projektverträgen und weiteren internen Prozessen unterstützen Sie ebenfalls
• Sie pflegen den Kontakt zu wichtigen internen Schnittstellen im Forschungszentrum und unterstützen das administrative und operative Tagesgeschäft

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Verwaltung, Fremdsprachen (B2- / C1-Level) oder Eventmanagement
• Idealerweise bringen Sie bereits erste Erfahrung in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten mit, vorzugsweise im Hochschul- oder Wissenschaftssektor mit Erfahrung in der Assistenz von Führungs­kräften / Leitungspositionen
• Sie verfügen über einen sicheren Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Sie haben Erfahrung in kaufmännischen, verwaltenden und disponierenden Abläufen und in der Interaktion mit der Zentraladministration
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit, sicheres und freundliches Auftreten sowie zuvorkommender Umgang mit Gästen und Besucher:innen zeichnen Sie aus
• Sie besitzen ausgeprägte persönliche, soziale und interkulturelle Kompetenz
• Ein ausgeprägtes Organisationstalent, Selbstständigkeit, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit sind für Sie genauso selbstverständlich wie eine serviceorientierte und äußerst strukturierte Arbeitsweise sowie Empathie im Umgang mit Kolleg:innen und Vorgesetzten
• Ihre sehr guten deutschen und englischen Sprachkenntnisse und Ihre Fähigkeit, auch in turbulenten Phasen die Übersicht zu behalten, ergänzen Ihre fachlichen Qualifikationen

Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten! Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:

• Abwechslungsreiche Tätigkeit: spannende, interdisziplinär angelegte Aufgaben in einem dynamischen Themenfeld an der Schnittstelle von Wissenschaft, Administration, Wirtschaft und Politik
• Ein inspirierendes Arbeitsumfeld in einem engagierten Team: Arbeiten Sie in einem offenen, wert­schätzenden und internationalen Team, das Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung groß­schreibt
• Individuelle Weiterentwicklung: Nutzen Sie unsere umfassenden Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten, um sich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: Profitieren Sie von unserer familienfreundlichen Unter­nehmens­politik und optimalen Bedingungen, unterstützt durch unser Büro für Chancengleichheit (go.fzj.de/VereinbarkeitvonBerufundFamilie)
• Betriebliches Gesundheitsmanagement: Nutzen Sie unser umfassendes Angebot zur Förderung Ihrer Gesundheit
• Flexibles Arbeiten: Wir wissen, wie wichtig eine gute Work-Life-Balance ist; deswegen bieten wir die Möglichkeit zum ortsflexiblen Arbeiten, z. B. teilweise im Homeoffice
• Attraktive Arbeitsbedingungen: eine Teilzeittätigkeit mit 19,5 Wochenstunden, 30 Tage Urlaub im Jahr (in Abhängigkeit vom gewählten Arbeitszeitmodell) und eine Regelung für freie Brückentage
• Finanzielle Sicherheit: Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge runden unser Angebot ab

Neben spannenden Aufgaben und einem kollegialen Miteinander bieten wir Ihnen noch viel mehr: go.fzj.de/Benefits.

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung im Bereich der Entgeltgruppen 3 oder 5 bis 9a nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund). Alle Informationen zum TVöD-Bund finden Sie auf der Seite des BMI: go.fzj.de/bmi.tvoed. Die monatlichen Entgelte in Euro entnehmen Sie bitte dort der Seite 66 des PDF-Downloads.

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