Jobbeschreibung
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unsere Abteilung Bau und Technik eine
Assistenz der Leitung Bau und Technik (m/w/d)
Vollzeit oder Teilzeit
Wir sind ein selbständig agierendes, modernes Dienstleistungsunternehmen der Stadt Frankfurt am Main. Wir betreiben den Frankfurter Binnenhafen als trimodalen Verkehrsknoten mit eigener Hafenbahn. Des Weiteren organisieren wir den Betrieb und die Verwaltung der Frankfurter Markthallen, Wochenmärkte und Flohmärkte. Auch die Unterhaltung der Uferbefestigungen und die Vermietung mehrerer Immobilien liegen in unserer Verantwortung. Unser buntes Team von rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern geht die vielfältigen Aufgaben für Frankfurt und die Region mit viel Engagement an. Dabei richten wir unser Handeln stets auf den schonenden Umgang mit natürlichen Ressourcen aus.
- Unterstützung der Leitung der Abteilung Bau und Technik in vielfältigen organisatorischen, operativen sowie strategischen Angelegenheiten
- Schnittstellen- und Koordinationsfunktion zwischen Leitung, Geschäftsführungsebene und Mitarbeitern
- Erstellen und Aufbereiten von Präsentationen, Recherchen sowie Entscheidungsvorlagen
- Eigenständige Erstellung und Zusammenstellung von Unterlagen und Präsentationen für Unternehmensgremien basierend auf den Projektverläufen
- Organisation von Besprechungen / Jour fixe mit Projektgremien, Planern, Firmen, Behörden, Gutachtern etc. (Terminierung, Einladung, Raumbeschaffung, Bewirtung etc.)
- Eigenverantwortliche Führung der Korrespondenz und Protokollführung bei Terminen
- Dokumentation, Ablage und Archivierung von Projektunterlagen sowie Aktualisierung der Projekttermin- und Organisationspläne
- Vor- und Nachbearbeitung von Managementmeetings, Reise- und Vertragsmanagement
- Vorbereitung standardisierter Vertragsunterlagen für Planungs- und Bauleistungen sowie Projektcontrolling und Berichterstattung; Vertrags- und Nachtragsmanagement, Kosten- und Statusberichte, Projektterminplanung
- Unterstützung bzw. Übernahme von Koordinationsaufgaben im Bereich des Gewährleistungsmanagements
- Korrespondenz mit Kunden und Vertragspartnern
- Rechnungsprüfung sowie Betreuung der Projekte in SAP (Baubestellungen, Kontierung der Rechnungen, Anlegen von SAP-Baubüchern)
- Allgemeine Büroorganisation: Allgemeine Schreibarbeiten, Korrespondenz, Organisation der Ablage von Projektunterlagen und Formularwesen
- Unterstützung bei Projekten und Übernahme von Sonderaufgaben, insbesondere:
- Planung (Baugenehmigungsprozess)
- Realisierung (Durchführung von Ausschreibungen, Submissionen und Vergabeverhandlungen; Vorbereitung standardisierter Vertragsunterlagen für Planungs- und Bauleistungen sowie Projektcontrolling und Berichterstattung; Vertrags- und Nachtragsmanagement, Kosten- und Statusberichte, Projektterminplanung)
- Erstellen und Nachhalten von Mangelanzeigen, Ablehnungen, etc.
- Führen von Mängellisten, Nachhalten von Terminen, Fristen, etc.
- Kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit zusätzlicher technischer Aus- / Weiterbildung mit bauspezifischer Prägung
- Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz in vergleichbarer Position, vorzugsweise im Bau- / Immobilienbereich, im Bauprojektmanagement oder in einem Architektur- / Ingenieurbüro
- Sehr guter Umgang mit den MS-Office-Anwendungen, möglichst Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen
- Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, ausgeprägte Serviceorientierung
- Leistungsbereitschaft, hohe Belastbarkeit
- Organisationstalent sowie eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, Durchsetzungsvermögen, Teamfähigkeit, selbständiges Arbeiten sowie sehr gute Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeiten
- Führerschein der Klasse B und die Bereitschaft zu Dienstfahrten
- Arbeitsort: Frankfurt am Main
- ein vielfältiges und abwechslungsreiches Tätigkeitsgebiet
- eine unbefristete Beschäftigung mit angemessener Vergütung nach TVöD-V
- betriebliche Altersversorgung bei der Zusatzversorgungskasse der Stadt Frankfurt a. M.
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung
- Homeoffice möglich
- umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- einen kostenfreien Stellplatz in unserem eigenen Garagenhaus im Frankfurter Ostend
- eine monatliche Fahrtkostenpauschale