Team-Mitglied für Workshop- und Veranstaltungskoordination (m/w/d)

Jobbeschreibung

Das Max-Planck-Institut für Evolutions­biologie in Plön (Schleswig‑Holstein) ist eines von 84 Instituten der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. und eine international führende Einrichtung für die Grundlagen­forschung auf dem Gebiet der Evolutions­biologie. Mit rund 200 Beschäftigten aus über 30 Nationen umfasst das Institut zurzeit zwei Abteilungen, zahlreiche selbständige Forschungs­gruppen sowie zentrale Service­einheiten. Die Spannbreite der Forschungs­arbeiten beinhaltet ökologische, organismische, molekulare und theoretische Ansätze.

Zur Verstärkung unseres Teams Instituts­koordination suchen wir zum nächstmöglichen Termin ein

Team-Mitglied für Workshop- und Veranstaltungs­koordination (m/w/d)

Stellenausschreibung Nr. 08-2025

unbefristet und in Vollzeit (Teilzeit ist möglich, mind. 50 %).

Sie bereiten die Veranstaltungen unseres internationalen wissenschaftlichen Workshop-Programms für die ausrichtenden Wissenschaftler*innen vor und nach und organisieren die Durchführung inkl. der Budget-Kontrolle. Die Veranstaltungen mit wissenschaftlichem Fokus werden von internen und externen Forschenden besucht, können ein- oder mehrtägig sein und eine Größe von bis zu 100 Teilnehmenden haben.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

• die Einladung, Reiseorganisation und Vor-Ort-Betreuung von Referent*innen (zusammen mit unseren Abteilungs­assistentinnen)
• die Kommunikation in englischer und deutscher Sprache mit Wissenschaftler*innen aus der ganzen Welt
• das Einholen von Angeboten unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen (z. B. Catering, Unterkünfte)
• die Organisation von Forschungs­aufenthalten internationaler Wissenschaftler*innen an unserem Institut
• die Erfüllung der Anforderungen der Wissenschaftler*innen unter Beachtung der relevanten Rechtsvorschriften (z. B. Bewirtung, Reisekosten)
• die Beratung und Unterstützung bei Veranstaltungen außerhalb des wissenschaftlichen Programms
• ein softwaregestütztes Veranstaltungs­management
• die Koordination von Kommunikations­materialien in Absprache mit PR & Öffentlichkeitsarbeit
• die Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Organisation von Veranstaltungs­konzepten
• die Zusammenarbeit mit hausinternen Schnittstellen wie Kommunikation, Verwaltung, Abteilungs­assistenzen
• weitere Aufgaben können je nach Bedarf und Auslastung dazukommen
• in Ausnahmefällen, bedingt durch Veranstaltungs­zeiten, Arbeit am späten Abend und/oder am Wochenende.

Bei der Durchführung der wissenschaftlichen Workshops werden Sie von einer Mitarbeiterin unterstützt. Ihre Stelle gehört zum Team Instituts­koordination.

• abgeschlossene Ausbildung und/oder Studium im Bereich Veranstaltungs- bzw. Eventmanagement
• einschlägige Berufserfahrung vorzugsweise in einem wissenschaftlichen Umfeld
• hohe Serviceorientierung, ausgeprägtes Organisationstalent und sehr gute Kommunikations­kompetenz
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Erfahrung mit den für die Tätigkeit relevanten rechtlichen Regularien
• gute PC-Kenntnisse in den erforderlichen Bereichen (insbes. Microsoft Office, Indico oder vergleichbares Online-Tool zum Veranstaltungs­management)
• hohe interkulturelle Kompetenz
• sehr gutes Selbstmanagement und die Fähigkeit zu eigenständigem und eigenverantwortlichem Arbeiten
• große Begeisterung an der Arbeit in einem internationalen Umfeld
• Bereitschaft zur Koordination von und Erreichbarkeit als Ansprechperson bei den Veranstaltungen auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten
• Managementkompetenz auf der einen Seite, aber auch den Willen und die Fähigkeit, selbst mit anzupacken (bspw. Auf- und Abbau in der Location)
• Berechtigung, in Deutschland einer Beschäftigung nachgehen zu können.

• ein spannendes interdisziplinäres und internationales Arbeitsumfeld
• flexible Arbeitszeit (Gleitzeit) sowie die Möglichkeit, anteilig mobil zu arbeiten
• eine Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) bis zur Entgeltstufe E 9b
• Sozialleistungen in Anlehnung an die Regelungen des öffentlichen Dienstes, einschließlich Jahres­sonderzahlung, zusätzliche Alters­versorgung sowie eines vergünstigten Deutschlandjobtickets.
• Weiterbildungsmöglichkeiten und ein familien­freundliches Umfeld.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Darüber hinaus strebt die Max-Planck-Gesellschaft nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jedes Hintergrunds. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.

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