Jobbeschreibung
Als eines der größten kommunalen Wohnungsunternehmen Deutschlands steht die Gewobag für die ganze
Vielfalt Berlins. In unseren gut 74.000 Wohnungen finden Menschen mit unterschiedlichsten Lebensentwürfen ein leistbares Zuhause – zugleich sind wir durch Neubau, Ankauf und Modernisierung von Wohnraum ein aktiver Teil der Stadtentwicklung. Auch innerhalb des Konzerns spiegelt sich die Vielfalt wider, sei es durch rund 700 engagierte MitarbeiterInnen, flexible Arbeitsbedingungen oder innovative Konzepte. Mit ausgeprägter gesellschaftlicher, ökologischer und wirtschaftlicher Verantwortung arbeiten wir für unser gemeinsames Ziel: lebenswerte Wohn-quartiere für das Berlin von heute und morgen.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für den Bereich strategische Unternehmensentwicklung eine
Assistenz (m/w/d) der Bereichsleitung
Die Stelle ist befristet in Teilzeit (25 – 30 Wochenstunden) im Rahmen einer Elternzeitvertretung bis voraussichtlich Ende Juni 2026 zu besetzen.
- Administrative Tätigkeiten: Sie gewährleisten eigenverantwortlich die Büroorganisation und Terminplanung der Bereichsleitung mit allen anfallenden Themen und übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Gremiensitzungen (einschließlich Planung, Abstimmung und Erstellung der Agenda, Raumvorbereitung, Verpflegung und Protokollführung). Zudem sichten, prüfen und bearbeiten Sie die interne und externe Korrespondenz (Posteingänge und –ausgänge) hinsichtlich Dringlichkeit und Wichtigkeit. Sie übernehmen die interne und externe Terminkoordination, und das organisatorische Onboarding von neuen Mitarbeitern.
- Kommunikationsmanagement: Sie agieren absolut vertrauensvoll als Ansprechpartner (w/m/d) für die Bereichsleitung. Außerdem bearbeiten Sie geschäftliche Anliegen in enger Abstimmung mit der Bereichsleitung, um eine zielgerichtete Kommunikation zu fördern und einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Bereichsleitung und den jeweiligen Partnern sicherzustellen.
- Organisatorische Tätigkeiten: Sie unterstützen den gesamten Bereich bei organisatorischen Themen. Sie recherchieren Informationen und bereiten diese zielgruppengerecht auf und unterstützen bei der Erstellung von Präsentationen, Statistiken und Berichten. Zudem übernehmen Sie die Rechnungsbearbeitung innerhalb der Büroorganisation (z.B. Büromaterialien, Arbeitskleidung, Schulungen und Seminare) sowie die Bestellung von Materialien.
- Reisemanagement: Sie planen, buchen und organisieren Dienstreisen der Bereichsleitung, einschließlich der Erstellung und Verwaltung der jeweiligen Reisekostenabrechnungen.
- Ausbildung: Kaufmännische Berufsausbildung z.B. Kaufmann/-frau für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung
- Fachliche Kenntnisse: Erfahrungen als Assistenz. Sehr gute EDV-Kenntnisse (MS, Office, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint ), SAP-Kenntnisse sind von Vorteil, exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- Persönliche Qualifikationen: Diskretion und Loyalität, sturkturierte Arbeitsorganisation, Kommunikationsstärke, Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit
- Ein moderner Arbeitsplatz im „Herzen“ Berlins an der Spree
- Eine gute und faire Vergütung
- Familienfreundliche Arbeitsbedingungen (Gleitzeit, i.d.R. ein flexibles Arbeitszeitkonto)
- 30 Tage Urlaub und die Möglichkeit mobil oder im Homeoffice zu arbeiten
- Regelmäßige Entwicklungsgespräche und individuelle Weiterbildungs- und Coachingvereinbarungen
- Viele „Inhouse“ Sportkurse, Urban-Sports Mitgliedschaft, Unternehmensevents und Bereitstellung von Fahrrädern/Autos für Dienstfahrten
- Die Möglichkeit die Gewobag in Projekten u.a. zur sozialen und nachhaltigen Stadtentwicklung mitzugestalten
- Rabatte bei Mitgliedschaften u.a. bei Fitnesscenter und LPG, kostenloses Kaffeeangebot