Jobbeschreibung
Die Margot Friedländer Stiftung setzt sich für die Zukunft der Erinnerung, für Toleranz und Menschlichkeit, für Freiheit und Demokratie ein. Einmal jährlich vergibt sie den Margot Friedländer Preis an Menschen, die sich mit Aktionen und Initiativen für Toleranz und Menschlichkeit und gegen Antisemitismus oder Demokratiefeindlichkeit einsetzen. Die Stiftung arbeitet operativ.Als Office Manager (w/m/d) unterstützen Sie den Vorstand und die Geschäftsführung in den folgenden Aufgabenbereichen:
Büroorganisation + Verwaltung
- Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im Büro
- Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und internen Ablagesystemen
- Kommunikation mit externen Dienstleistern
- Aufbau und Pflege von Datenbanken
- Unterstützung bei der Verwaltung von IT-Systemen
- Ansprechpartner für IT-Dienstleister und technisches Büromanagement
Interne + Externe Kommunikation
- Terminplanung und Koordination von Gremiensitzungen
- Beantwortung eingehender Anfragen
- Vorbereitung von Sitzungsunterlagen und Präsentationen
- Protokollführung
Finanz- und Rechnungswesen
- Einholen von Kostenvoranschlägen
- Überwachung von Budgets und Kosten
- Vorbereitende Buchhaltung
Öffentlichkeitsarbeit
- Versand von Pressemitteilungen
- Pflege der Website
- Bildrecherchen, Bildrechteanfragen, Organisation von Foto- und Drehterminen
Veranstaltungsmanagement
- Unterstützung bei der Koordination von Veranstaltungen
- Einladungs- und Gästemanagement
- Ansprechpartner für Dienstleister
- Einschlägige Ausbildung (z.B. Kauffrau oder Kaufmann für Büromanagement, Fachwirtin oder Fachwirt für Büro- und Projektorganisation)
- Berufserfahrungen im Büromanagement oder als Assistent (w m d) einer Geschäftsleitung
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office Programmen
- Ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent
- Vorausschauende, eigenständige und strukturierte Arbeitsweise
- Freude am Umgang mit Zahlen
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache und englischen Sprache
- Freundliches und zugewandtes Auftreten
- Verbundenheit mit den Themen der Stiftung
- Wertschätzende Zusammenarbeit in einem kleinen Team mit großem Netzwerk engagierter und begeisterter Ehrenamtlicher
- Ein abwechslungsreiches und sinnstiftendes Arbeitsfeld
- Eine angemessene Vergütung
- Attraktive Büroräume im Herzen von Berlin (in der Nähe des Gendarmenmarkts)
- Flexible Arbeitszeiten