Jobbeschreibung
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Wir suchen für das Institut für Photonik und Quantenelektronik (IPQ) ab 01.07.2025 unbefristet eine/einen
Mitarbeiterin / Mitarbeiter (w/m/d) im Institutssekretariat
mit 80 % bis 100 %
Sie übernehmen allgemeine Aufgaben im Sekretariats- und Institutsbetrieb. Dies umfasst insbesondere folgende Tätigkeiten:
- Auslösen, Nachverfolgen und Abwicklung von Bestellungen
- Bearbeitung von Personalangelegenheiten (Neueinstellungen, Vertragsverlängerungen)
- Planung und Abrechnung von Dienstreisen
- Koordination von Prüfungsterminen
- Organisation von Veranstaltungen
Darüber hinaus übernehmen Sie die Verwaltung der Institutsfinanzen, d. h. insbesondere:
- Controlling der Drittmitteleinnahmen und -ausgaben
- Erstellung von Kostenberichten und Überwachung der Budgetplanung sowie Abgleichung der Daten aus dem SAP-System
- Kommunikation mit KIT-internen Fachabteilungen
- Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement oder über eine vergleichbare Ausbildung, gerne jeweils mit dem Schwerpunkt Controlling / Finanzen.
- Sie bringen vorzugsweise eine mehrjährige Berufserfahrung in einem industriellen Umfeld mit.
- Sie sind sicher im Umfang mit MS Office und aufgeschlossen gegenüber neuen Systemen.
- Idealerweise haben Sie bereits Erfahrungen im Bereich SAP-SRM.
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir voraus.
- Ihre Qualifikation wird ergänzt durch eine selbstständige, ziel- und teamorientierte Arbeitsweise, ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit.
- Sie sind bereit, sich in vielfältige hochschulspezifische Arbeitsabläufe einzuarbeiten.
Die Stelle ist ggf. auch zum Wiedereinstieg geeignet.
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
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