Jobbeschreibung
Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und vermittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.
Zur Unterstützung der Institutsleitung und des gesamten Instituts für Baustatik, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen
Assistentin / Assistenten / Sekretärin / Sekretär (w/m/d)
- Bearbeitung sämtlicher Organisations- und Verwaltungsaufgaben, die im Büroalltag am Institut anfallen z. B. Korrespondenzen sowie Planungen und Organisation von Besprechungen, Abwicklung des Post- und E-Mail-Verkehrs, Terminmanagement
- Kontrolle und Koordination des Zahlungsverkehrs, Rechnungsstellungen sowie Bearbeitung von Bestellungen
- Unterstützung von Forschungsprojekten durch Mittelanforderungen und die Erstellung von Verwendungsnachweisen sowie Verwaltung der Finanzen von Drittmittelprojekten
- Vorbereitung und Unterstützung von laufenden Personalangelegenheiten (z. B. Neueinstellungen von wissenschaftlichen und studentischen Mitarbeitenden)
- Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
- Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen und studentischen Angelegenheiten (z. B. digitale Prüfungsverwaltung)
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
- Sie bringen Berufserfahrung im Verwaltungsdienst (wünschenswert) sowie einen sicheren Umgang mit MS Office mit.
- Zudem haben Sie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Erfahrung in der Anwendung von SAP ist wünschenswert.
- Eine sorgfältige, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Kommunikationsstärke runden Ihr Profil ab.
Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen.
Wir streben eine möglichst gleichmäßige Besetzung der Arbeitsplätze mit Beschäftigten (w/m/d) an und würden uns daher insbesondere über Bewerbungen von Frauen freuen.
Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
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