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Jobbeschreibung

Das geht nicht? Dann kennen Sie die BAL noch nicht. Ohne wirklich gute Organisation, Kommuni­kation, Dokumentation und Logistik geht nichts in unserer Arbeit. Mehr als 130 Großbau­vorhaben in über 35 Jahren nach den Entwürfen international renommierter Architekten zeugen davon, dass da auch im Hinter­grund ordnende Hände wirken, die ihr Werk verstehen. Wenn Ihnen das gefällt und Sie unseren Weg mitgestalten wollen, dann kommen Sie zu uns und verstär­ken Sie das Office-Manage­ment-Team unseres Hauptbüros. Bringen Sie sich ein. Machen Sie uns stärker, effizienter und zielsicherer in allen Verwaltungs- und Unter­stützungs­prozessen. Bieten Sie unserer Geschäfts­führung genau das professionelle Office-Management, das sie braucht, um zukunfts­orientiert ein wachsendes Spezialisten-Team zum Erfolg zu führen. Wir wünschen uns: …

Office Managerin (w/m/d) für die Zentrale unseres Architektur- und Ingenieurbüros

Arbeitsplatz Berlin


Sie sind als souveräne, selbst­ständig handelnde und integre Persönlichkeit das verlässliche Rückgrat unseres Teams an zentraler Stelle unserer Betriebs­organisation – Sympathieträger/-in für alle, die den Kontakt über Sie zu uns suchen. Sie verwirk­lichen in Ihrer persönlichen Haltung und in Ihrer Arbeit nach innen wie nach außen den Service­gedanken, der die Grund­lage unseres langjährigen geschäftlichen Erfolges ausmacht.

  • Sie haben idealerweise bereits mehrjährige Erfahrung als Office-Managerin (w/m/d), oder vergleichbar und unterstützen die Geschäfts­führung in allen organisatorischen und sicher­stellenden Belangen.
  • Sie organisieren verantwortlich die Arbeit des Office-Manage­ment-Teams, bereiten Termine und Reisen für die Geschäfts­führung sowie für unser Baumanagement vor und führen entspre­chende Plan- und Übersichts­dokumente
  • Sie organisieren und erledigen die Daten­erfassung, -pflege und -auswertung im Kontext unseres Personal­managements, führen die Personalakten, bereiten Verträge vor und recherchieren für die Geschäfts­führung in rechtlichen Belangen, u. a. des Arbeits- und Sozial­versiche­rungsrechts.
  • Sie führen Plausibilitäts­checks der über unser Controlling-System erfassten Arbeits-, Urlaubs- und Krankheits­zeiten durch und bereiten relevante Daten für unsere Lohnbuch­haltung auf.
  • Sie führen unsere Rechtsakten und kooperieren mit unserem Finanzbuch­haltungs­team und der Public Relations Managerin.
  • Sie führen Schriftverkehr, bearbeiten Dokumen­tationen, organisieren die Ablage und veranlassen die rechtzeitige Bereit­stellung von Büro- und Verbrauchs­materialien.
  • Sie halten Verbindung zu den Baustellen­sekretariaten und unterstützen die Durchsetzung der definierten Standards unseres Qualitäts­management­systems in deren Arbeit sowie im Bereich des Hauptbüros.

Arbeitszeit: Vollzeit, bei Bereit­schaft zur Arbeit im zeitlichen Randbereich auch Teilzeit bis minimal 35 h / Woche möglich.
Wann soll es losgehen? Anfang September oder etwas später – je nachdem, wie es Ihnen möglich ist.


  • Sie arbeiten gern in einem Team von Menschen mit vielen unter­schied­lichen Begabungen und Eigenschaften – Teamfähigkeit ist Ihnen ebenso wichtig wie uns.
  • Sie können richtig gut organi­sieren, handeln strukturiert und eigeninitiativ. Sie sehen nicht nur Probleme, sondern arbeiten aktiv an deren Lösung.
  • Sie sind konsequent, können sich auch gegen Widerstände durchsetzen und verfolgen die Dinge bis zu ihrem Ende.
  • Sie sind sicher in der Anwen­dung gängiger MS-Office-Programme – beim Einsatz von Word, Excel, Outlook, Microsoft Access und Teams macht Ihnen nicht so leicht jemand etwas vor.
  • Sie beherrschen die deutsche Sprache perfekt und fehlerfrei in Wort und Schrift, können sich auf professionellem Niveau nuanziell ausdifferenziert ausdrücken und führen eine klare, sympathische und verbindliche Kommunikation.

  • Tolle Arbeits­atmosphäre in zentraler Lage Berlins
  • Umfassende Einarbeitung in Ihren Aufgaben­bereich durch unsere bisherige erfahrene Office-Managerin, die dem­nächst in ihren wohlverdienten Ruhestand geht
  • Aufgeschlossenes und sehr freundliches Mitarbeiter/-innen-Team
  • Eine Geschäftsführung, die gute Arbeit wertschätzt und honoriert
  • Teamevents / Weihnachtsfeier / Sommerfest
  • Verhandelbare Zusatz­leistungen zum Gehalt nach der Probezeit
  • Rücksichtnahme auf familiäre Erfordernisse
  • Vermögens­bildung
  • Jobticket
  • Homeoffice
  • Teilzeit möglich
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