Jobbeschreibung
.... ab 3. Juni 2024
Vorzimmerassistenz (m/w/d) der Abteilungsleitung
für das Amt für Soziales und Jugend
BesGr A 6 LBesO oder EG 6 TVöD
Das Leistungsangebot der Abteilung Familienförderung erstreckt sich über die vielfältigen Aspekte familiären Lebens und bietet Familien in Düsseldorf sowohl Unterstützung über monetäre Leistungen als auch über Beratungsangebote.
Das Aufgabenspektrum umfasst folgende Angebote für Familien: Familienbildung, Angebote der Frühen Hilfen unter anderem den Elternbesuchsdienst, Beistandschaft, Jugendund Elternberatungsdienst, Elterngeld, BAföG, Unterhaltsvorschuss, Familienkarte und demnächst auch Leistungen für Bildung- und Teilhabe.
- Vorzimmerfunktion für die Abteilungsleitung der Familienförderung
- Planung und Betreuung von Terminen und Sitzungen sowie deren Vor- und Nachbereitung
- Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen, intern und extern (zum Beispiel mit Vertretern der Freien Träger der Jugendhilfe)
- Erstellen und Vorbereiten von Präsentationen, eigenständige Recherche und methodische Informationsbeschaffung
- Zentrale Anlaufstelle für die Belange der Familienförderung, Zuordnung der Kontaktaufnahmen zu und Weiterleitung an die sieben Sachgebiete der Abteilung
- Zentrale Beschaffungen für die Sachgebiete der Abteilung über S-Market.
- Befähigung für die Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt, Verwaltungsfachangestellte*r beziehungsweise Erste Verwaltungsprüfung oder abgeschlossene, mindestens dreijährige für die Assistenztätigkeit förderliche kaufmännische Ausbildung wie zum Beispiel Kaufleute für Büromanagement
- gute PC-Kenntnisse und sicherer Umgang mit der städtischen Standardsoftware sowie gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Verantwortungsbewusstsein sowie die Fähigkeit, auch in Stresssituationen angemessen zu reagieren
- hohes Maß an Zuverlässigkeit, Loyalität und Diskretion
- Organisationsgeschick, strukturiertes und selbstständiges Arbeiten einhergehend mit einer hohen Belastbarkeit und Arbeitsbereitschaft
- kommunikative Fähigkeiten sowie ein freundliches, sicheres und verbindliches Auftreten.
Die Einstellung erfolgt unbefristet im Arbeitsverhältnis zu den Bedingungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD). Bei Vorliegen der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen ist eine Einstellung im Beamtenverhältnis möglich.
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