Jobbeschreibung
Sekretär/-in Abteilungsleitung Stadtgrün (m/w/d)
Wir suchen Sie für das Garten-, Friedhofs- und Forstamt der Landeshauptstadt Stuttgart. Die Stelle ist in Teilzeit (50 %) und unbefristet zu besetzen.
Die Abteilung Stadtgrün ist für Planung, Bau und Unterhaltung aller städtischen Freianlagen der Landeshauptstadt Stuttgart zuständig und sorgt im städtischen Erscheinungsbild für die grüne Infrastruktur der Landeshauptstadt. Das Sekretariat unterstützt im Wesentlichen die Abteilungsleitung in der Aufgabenerledigung und ist aufgrund der vielfältigen Themenspanne eine wichtige Ansprechperson bei Bürgeranfragen und in der Weitergabe von Informationen.
- Sie sind zuständig für die zuverlässige Erledigung organisatorischer und administrativer Aufgaben für die Abteilungsleitung
- Sie übernehmen allgemeine Sekretariatsaufgaben, inkl. Terminkoordination, Wiedervorlagenmanagement, Telefonannahmen und -weiterleitung, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost und Büromaterialbestellungen
- Sie sind verantwortlich für Organisation, Koordination und Überwachung von Terminen, des Geschäftsablaufs, Besprechungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen
- Sie übernehmen Publikums- und Telefonverkehr und sind die zentrale Anlaufstelle für die Abteilung betreffende E-Mails und Erteilung von Auskünften, außerdem verwalten Sie das Gelbe-Karten-System
- Sie sind zuständig für das Führen von Statistiken und Datenbanken
- Sie betreuen ehrenamtliche Patenschaften
Eine Änderung oder Ergänzung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.
- einen Abschluss im Bereich Verwaltung oder eine vergleichbare kaufmännische Berufsausbildung
- Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen sowie einen sicheren Umgang mit elektronischen Medien und dem Internet
- sehr gute Rechtschreibkenntnisse sowie eine sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift in der deutschen Sprache
- Organisationstalent, gute Kommunikationsfähigkeit, Teamfähigkeit sowie rasche Auffassungsgabe
- sorgfältige, diskrete Arbeitsweise und ein hohes Maß an Zuverlässigkeit
- die Bereitschaft, die Arbeitszeit auf den Nachmittag zu legen
- einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle
- eine sinnstiftende Tätigkeit
- persönliche und fachliche Weiterentwicklung durch ein umfassendes Fortbildungsangebot
- Gesundheitsmanagement und Sportangebote
- ein kostenfreies Deutschlandticket für den ÖPNV
- das Fahrradleasing-Angebot "StuttRad"
- betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- vergünstigtes Mittagessen