Assistent:in (d/w/m) für Vorstands- und Gremienangelegenheiten

Jobbeschreibung

Die Berliner Bäder-Betriebe (BBB) sind der größte kommunale Bäderbetrieb Europas: In 67 Bädern an 62 Stand­orten machen wir Schwimm­unterricht und Vereinssport möglich und bieten der Öffentlichkeit attraktive Angebote für Freizeit und Gesundheit. Die Vielfalt der Stadt spiegelt sich in unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wider: Wir sind so bunt und dynamisch wie Berlin!

Für das Büro der Geschäftsleitung suchen wir

Assistent:in (d/w/m) für Vorstands- und Gremien­angelegenheiten

Einsatzort: Berlin

In der neuen Berliner Unternehmens­zentrale am Südkreuz arbeitest du im Team mit dem Vorstand, den Referent:innen Unternehmens­entwicklung und Gremienmanagement. Du wirkst bei der Bearbeitung von Aufgaben aus den Themenfeldern des Vorstands, der Unternehmens­entwicklung und des Gremien­managements mit und unterstützt den Vorstand unmittelbar in allen administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben.

Du übernimmst eine vielseitige Rolle, die zwei Hauptbereiche umfasst.

1. Die administrative und organisatorische Unterstützung des Vorstandes:

• Verantwortung für die Büro­organisation des Vorstands, einschließlich Terminmanagement, Korrespondenz, Dienstreisen, Gästebetreuung und Veranstaltungs­vorbereitung.
• Pflege von Kontaktdatenbanken und Erstellung von Unterlagen für interne und externe Termine.

2. Die Inhaltliche Unterstützung der Referenten in Vorstands- und Gremienangelegenheiten sowie der Unternehmensentwicklung:

• Entwicklung von Projektkonzepten und -aufträgen in Abstimmung mit der Unternehmens­entwicklung.
• Koordination und inhaltliche Abstimmung von Projekten sowie Unterstützung bei Strategie- und Projektlenkungsgremien.
• Erstellung und Abstimmung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Protokollen für Vorstands- und Gremiensitzungen.
• Sicherstellung der Einhaltung von Gesellschaftervorgaben und fristgerechte Zuarbeit an externe Gremien.

Diese Rolle erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent, Kommuni­kationsfähigkeit und die Fähigkeit, in zwei unterschiedlichen Aufgaben­bereichen effektiv zu agieren.

• Abgeschlossenes Hochschulstudium in Wirtschaftswissenschaften oder einem vergleichbaren Bereich mit relevantem Schwerpunkt, der sich mit den Aufgabenbereichen deckt. Alternativ: Nachweislich erfolgreiche mehrjährige Berufserfahrung mit Verantwortung für die o. g. Aufgaben.
• Fundierte Berufserfahrung und Kenntnisse in gremienrelevanten Prozessen und Protokollführung.
• Umfangreiche Erfahrung in der Erstellung von Entscheidungs­vorlagen, Präsentationen sowie im Vorstands- oder Geschäfts­führungsbereich.
• Vertrautheit im Umgang mit politischen Amtsträgern und vergleichbaren Persönlichkeiten.
• Selbstsicheres Auftreten und fundiertes Fachwissen als grundlegende Voraussetzung, um bei Gesprächspartnern mit Überzeugungskraft und Akzeptanz zu beeindrucken.
• Fähigkeit zur fachübergreifenden Koordination und Zusammenarbeit, gepaart mit strukturiertem und zielorientiertem Arbeiten, Diskretion und Vertraulichkeit.

Vergütung: EG 9b TVöD-V, Tarifgebiet West
Arbeitszeit: Vollzeit oder Teilzeit. Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann.
Vertragsdauer: Unbefristet

• Betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Urlaub
• Betriebliches Gesundheits­management und vielseitige Weiterbildung
• Bezuschusstes BVG Firmenticket

Bewerbungsschluss: 20.05.2024

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