Jobbeschreibung
Das Helmholtz-Institut Mainz (HIM) ist ein physikalisches Forschungsinstitut, das sich mit der Struktur, Symmetrie und Stabilität von Materie und Antimaterie beschäftigt. Es ist eine institutionelle Kooperation der Johannes Gutenberg-Universität Mainz und des GSI Helmholtzzentrums für Schwerionenforschung in Darmstadt. Das HIM verknüpft die akademische Welt einer Universität mit den wissenschaftlichen Möglichkeiten eines international renommierten Großbeschleunigerzentrums für Ionen. Derzeit wird in Darmstadt die internationale Beschleunigeranlage FAIR (Facility for Antiproton and Ion Research), eines der größten Forschungsprojekte weltweit, gebaut.
Für den Bereich Administration am Standort Mainz suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Teamassistenz (Bereich Einkauf und Finanzwesen) (d/m/w)
Kennziffer 24.62-4301
- Eigenständige Organisation und Abwicklung des Bestellwesens am Helmholtz-Institut Mainz. Vorbereitende und koordinierende Bearbeitung von Sachverhalten im Bereich Einkauf, inkl. der Unterstützung aller wissenschaftlichen Sektionen bei der sachgerechten Verwendung der Finanzmittel:
- Erstellung von Leistungsbeschreibungen für die Beschaffung von technischen Geräten und Ausstattung für Forschung und Administration
- Verhandlung mit Firmen bei Bestellung und Lieferung
- Veranlassung von Reparaturen einschließlich Rechnungsabwicklung;
- Rechnungsfreigabe und Inventarwesen
- Sachbereichsbearbeitung im Bereich Finanzen:
- Erstellung von Kalkulationen für die Budgetplanung und Budgetkontrolle für Haushalts- und Drittmittel, Erstellung von Entscheidungsvorlagen für den Bereich Finanzen
- Überwachung und Bearbeitung der geplanten Budgets
- Obligoüberträge und -bereinigung im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten in Zusammenarbeit mit dem Einkauf der GSI, Entscheidung über Mittelübertragung
- Sekretariatsaufgaben (Korrespondenz, Terminplanung etc.) sowie Abwesenheitsvertretung innerhalb des Bereichs Administration.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Sekretariat oder als Teamassistenz wünschenswert
- Erfahrung im Einkauf und/ oder in der Finanzbuchhaltung sowie Kenntnisse des Beschaffungswesens im öffentlichen Dienst
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Professionelles und serviceorientiertes Auftreten in einem internationalen, wissenschaftlichen Umfeld
- Sichere Beherrschung der MS-Office-Anwendungen und Bereitschaft zur selbstständigen Einarbeitung in weitere Softwarelösungen
- Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationskompetenz in deutscher und englischer Sprache.
einen vielseitigen und interessanten Arbeitsplatz in einem dynamischen und gut ausgestatteten Forschungsumfeld. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar in zwei 50% Stellen. Die Stelle ist unbefristet. Das Gehalt richtet sich nach dem Tarifvertrag TVöD (Bund).
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