Jobbeschreibung
DAS STUDIO Torsten Hegner GmbH (gegründet 1969, 100 Mitarbeiter/-innen) bietet als innovatives und dynamisches Unternehmen hochwertige Dienstleistungen und Lösungen im Bereich „Brand Production- und Marketing-Services, für namhafte Kunden aus Industrie, Handel und Agenturwelt an. Unsere Leistungen sind auf die Zielsetzungen unserer Kunden ausgerichtet, Markenkommunikation über alle Kanäle und an jedem Ort sicher, schnell und effizient zu produzieren.
DAS STUDIO Torsten Hegner GmbH sucht Mitarbeiter/-innen (w/m/d) im Bereich Assistenz und Back-Office Management (w/m/d)
In dieser Aufgabe sind Sie die erste Anlaufstelle zur administrativen Unterstützung unserer Projektteams. Zudem sind Sie das Gesicht am Empfang, das unsere Kunden zuerst sehen, wenn Sie uns besuchen, bzw. die erste Anlaufstelle der Kundenanrufe. Sie unterstützen unsere Projekt Manager/-innen bei der Datenpflege, Eingaben in die Kundendatenbank, bei der Eingabe und Prüfung von Rechnungen.
Sie erstellen Excel-Sheets, organisieren Termine und Reisen. Dazu sind Sie für die Betreuung unserer Gäste und die Koordination von externen Dienstleistern zuständig. Dabei sind Sie es gewohnt, stets flexibel, eine Vielzahl von Aufgaben und kleinen Projekten fehlerfrei umzusetzen und den Überblick zu behalten.
Ihre Aufgaben:
- Allgemeine administrative Unterstützung
- Koordination von externen Dienstleistern
- Telefonzentrale und gelegentlich Empfang unserer Kunden und Gäste (deutsch/englisch)
- Koordination und Planung von Terminen und Geschäftsreisen
- Unterstützung der Buchhaltung
- Abrechnungsunterstützung aller Key-Accounts mit Excel und ERP-System
- Prüfung von Lieferanten-Rechnungen und Einpflege in unser ERP-System bzw. DATEV
- Erstellen von Listen und Statistiken für Projektmanagement und Geschäftsführung
- Postbearbeitung, allgemeiner Schriftverkehr
- Abgeschlossene Berufsausbildung, z.B. Büro- oder Industriekauffrau/-mann
- Perfekte Deutsch- und gute Englischkenntnisse sind Grundvoraussetzung
- Berufserfahrung im Bereich Sachbearbeitung und Assistenz
- Perfekte MS-Office-Kenntnisse (besonders Excel)
- Gewohnt im Umgang mit ERP-/Buchhaltungs-Systemen und Software
- Flexibilität, Einsatzbereitschaft, Bereitschaft Neues zu lernen und sich weiter zu entwickeln
- Sicheres Arbeiten unter hohem Termindruck
- Hohe Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Integrität
- Gewohnt im Umgang mit sensiblen Daten wie z.B. Personal- und Finanzdaten
- Sehr gutes Kommunikations- und Organisationstalent
- Verbindliches, freundliches Auftreten und zuverlässige, proaktive, strukturierte Arbeitsweise