Persönliche Assistenz (m/w/d)

Jobbeschreibung

Das Max-Planck-Institut für die Physik des Lichts deckt ein breites Forschungsspektrum ab, darunter nichtlineare Optik, Quantenoptik, Nanophotonik, photonische Kristallfasern, Optomechanik, Quanten­techno­logien, Biophysik und Verbin­dungen zwischen Physik und Medizin. Das Max-Planck-Institut für die Physik des Lichts in Erlangen (Bayern) ist eine international ausge­rich­tete Forschungs­einrichtung. Forschungs­schwer­punkt unserer Abteilung Nano­optik ist die Unter­su­chung der Licht- / Materie­wechsel­wir­kung auf der Ebene einzelner Lichtteilchen und einzelner Materie­teilchen. In zwölf Laboren verwenden wir hochpräzise Lasersysteme und neuartige Mikroskope, um die Nano­welt, teil­weise bei Tempera­turen nahe dem absoluten Nullpunkt, zu beobachten und zu verstehen. Zur Unterstützung unseres internationalen Teams von Wissen­schaftler*innen suchen wir schnellst­möglich eine persönliche Assistenz (m/w/d) für den Direktor der Abteilung Nanooptik (Teilzeit) Wir erwarten von Ihnen Eine abgeschlossene (wissenschaftliche) Hochschulbildung oder eine abgeschlossene Berufs­aus­bildung im Bereich Kommunikation, Büro­organi­sation, Reise­mana­gement bzw. gleich­wertige Fähigkeiten und Erfahrungen (vorzugsweise im uni­versitären Bereich) Exzellentes und makelloses Organisationstalent Strukturierte und effiziente Arbeits­weise und ausgepräg­tes analytisch-konzep­tionelles Denk­vermögen Sehr gutes Ausdrucksvermögen und über­zeugendes, zuvor­kommendes sowie service­orientiertes Auf­treten Hohes Maß an Eigeninitiative und Flexibi­lität sowie eine äußerst zuver­lässige und sorg­fältige Ar­beits­weise, auch unter Termin­druck Sehr gute MS-Office-Anwenderkenntnisse Verhandlungssichere Deutsch- und Englisch­kenntnisse in Wort und Schrift Sie arbeiten gern in einem engagierten Team und haben Freude am Kon­takt mit Menschen aus unter­schied­lichen Kulturkreisen. Offenheit für stets wechselnde Anforde­rungen in einem inter­national agie­renden Forschungs­institut runden Ihr Profil ab. Ihre Tätigkeiten Unterstützung des Direktors bei allen anfallenden organi­sato­rischen Aufgaben der Abtei­lung (u.a. vorbereitende Tätig­keiten der Finanz- und Personal­verwal­tung in enger Zusammen­arbeit mit der Finanz- und Personal­abteilung des Instituts) Pflege der Abteilungswebsite mittels Content-Management-System (TYPO3) in enger Zusammen­arbeit mit der PR-Abteilung des Insti­tuts sowie Betreuung von Social-Media-Kanälen Organisation, Buchung und Abrechnung von Geschäfts­reisen des Direk­tors (nach BRKG) Allgemeine Büroorganisation (Bear­beitung von E-Mails, Termin­planung, Ablage- und Doku­menten­management, Organi­sation von Meetings) Unterstützung des Direktors bei der Vorberei­tung interner wie exter­ner Berichte und Anträge Betreuung internationaler Gäste der Abteilung Veranstaltungsorganisation in enger Zusammenarbeit mit dem Meeting­management des Insti­tuts Schnittstelle zu anderen wissenschaft­lichen und adminis­trativen Bereichen des Instituts Unser Angebot Wir bieten Ihnen eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem internationalen Umfeld sowie ein gutes Arbeitsklima in einem freundlichen Team. Sie haben die Möglichkeit zur regel­mäßigen Fort­bildung. Die Vergütung richtet sich je nach Qualifikation und Erfahrungen nach der Entgelt­ordnung des Tarif­vertrags des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Es erwarten Sie weitere Sozial­leistungen wie eine zusätzliche Alters­vorsorge durch die Versorgungs­anstalt des Bundes und der Länder (VBL) und regelmäßige Maßnahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements und eine umfassende Ein­arbei­tung durch erfahrene und qualifizierte Kolleg*innen. Die Position ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns ein wichtiges Anliegen, wir unterstützen Sie daher gerne bei der Suche nach geeigneten Kinderbetreuungseinrichtungen. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu be­schäf­tigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Ge­sell­schaft strebt nach Gender- und Diversitygerechtigkeit. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hinter­grunds. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich spätestens bis zum 17. Mai 2024 über unser Onlinebewerbungstool. Max-Planck-Institut für die Physik des Lichts Personalabteilung Staudtstraße 2 91058 Erlangen View More