Jobbeschreibung
Die Verwaltung des Max-Planck-Instituts für extraterrestrische Physik (MPE), des Max-Planck-Instituts für Astrophysik (MPA) und der Max Planck Computing and Data Facility (MPCDF) ist eine zentrale Serviceeinrichtung und betreut rund 650 Institutsangehörige. Die gemeinsame Verwaltung ist organisatorisch dem MPE am Standort Garching bei München zugeordnet. Das MPE und das MPA sind weltweit führend auf dem Gebiet der Astrophysik, die MPCDF unterstützt deutschlandweit die Max-Planck-Institute im Bereich des Hochleistungsrechnens, der Applikationsentwicklung und im Datenmanagement. Für die gemeinsame Verwaltungsleitung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Leitungs- und Teamassistenz / Officemanager*in Kennziffer 01/2024 Ihre wesentlichen Aufgaben: Sie unterstützen eigenständig und aktiv die Verwaltungsleitung sowie die Abteilungsleitungen in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben Dabei sind Sie tagtäglich in ständigem Austausch mit der Verwaltungsleitung und entlasten spürbar im Tagesgeschäft Sie stellen das Terminmanagement sowie einen reibungslosen Tagesablauf durch eine eigenständige Büroorganisation sicher Sie bearbeiten den Posteingang und die Ablage und unterstützen bei der Reiseplanung und -organisation sowie der Reisekostenabrechnung Dabei fungieren Sie als Schnittstelle zwischen der Verwaltungsleitung und internen sowie externen Stakeholder*innen und gestalten die interne und externe Kommunikation in Ihrer Rolle aktiv mit Sie erstellen für die Verwaltungsleitung inhaltliche sowie konzeptionelle Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für verschiedenste Zielgruppen und arbeiten sich sukzessive in Fachthemen ein Sie übernehmen bei Bedarf projektbezogene Sonderaufgaben Sie bringen mit: Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Zusatzqualifikation im Assistenz- / Sekretariatsbereich Sie verfügen über einschlägige Berufserfahrung oder bringen zumindest erste Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion mit Erfahrung im wissenschaftlichen Umfeld ist von Vorteil, jedoch nicht zwingend erforderlich Sie überzeugen durch eine strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise Sie sind ein Organisationstalent und Teamplayer*in mit hoher Eigenmotivation Hohe Loyalität und Diskretion sind für Sie selbstverständlich Die englische Sprache beherrschen Sie gut in Wort und Schrift Sicherer Umgang in den gängigen MS-Office-Programmen (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) runden Ihr Profil ab Unser Angebot an Sie: Eine interessante und anspruchsvolle Tätigkeit in einem internationalen Arbeitsumfeld Im Rahmen eines unbefristeten Arbeitsverhältnisses bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung nach TVöD (Bund) an Sozialleistungen werden vergleichbar zum öffentlichen Dienst gewährt, einschließlich einer betrieblichen Altersversorgung Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige zielgerichtete Fortbildungsmaßnahmen Sie arbeiten bei uns in einem dynamischen Team mit kurzen Entscheidungswegen und flachen Hierarchien Wir bieten Ihnen 30 Tage Urlaub pro Jahr Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeitmodelle; es besteht grundsätzlich die Möglichkeit zur Arbeit in Teilzeit und wir bieten Eltern Unterstützung bei der Suche nach geeigneten Betreuungsplätzen Der Arbeitsplatz ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar; bei Nutzung des MVV-Jobtickets wird ein entsprechender Zuschuss gezahlt Kostenlose Parkplätze sind ebenfalls ausreichend vorhanden Informationen zum MPA, MPE und der MPCDF finden Sie unter http://www.mpa-garching.mpg.de, http://mpe.mpg.de und http://mpcdf.mpg.de. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Onlinebewerbung bis zum 10.05.2024. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht. Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.
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