Jobbeschreibung
Frontoffice Managerin bzw. Manager (m/w/d) im Fortbildungs- und Veranstaltungsbereich
Personalamt - Zentrum für Aus- und Fortbildung
Job-ID: J000024239
Startdatum: schnellstmöglich
Art der Anstellung: Vollzeit/Teilzeit (unbefristet)
Bezahlung: EGr. 5 TV-L
Bewerbungsfrist: 07.05.2024
Unser Landesbetrieb Zentrum für Aus- und Fortbildung (ZAF) hat zwei Geschäftsfelder:
Wir sorgen als zentraler Dienstleister für eine professionelle Personalauswahl und qualifizierte Ausbildung der Nachwuchskräfte in der Allgemeinen Verwaltung und in der Sozialen Arbeit – bei jährlich rund 300 Neueinstellungen. Daneben fördern wir durch Fortbildung die Kompetenzen und Qualifikationen der Beschäftigten der Freien und Hansestadt Hamburg.
Im Geschäftsbereich Fortbildung des ZAF planen und verwirklichen wir die fach- und ressortübergreifende Fortbildung und Qualifizierung der Beschäftigten der hamburgischen Verwaltung. Darüber hinaus führen wir im ZAF, als Dienstleister der Behörden, Ämter und Projekte, maßgeschneiderte Veranstaltungen durch. Auch externe Interessierte nutzen unsere Angebote.
Dein Arbeitsplatz ist der Seminarempfang und Du bist somit die „Visitenkarte“ der Fortbildung. Deine Arbeitszeiten werden daher maßgeblich vom Seminarbetrieb beeinflusst. In der Regel ist Dein Arbeitsbeginn im ZAF um ca. 07:00 Uhr. In Absprache mit den Teammitgliedern ist es möglich eine spätere Dienstzeit übernehmen zu können.
Fühlst Du Dich angesprochen? Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!
Als Teil unseres Teams wirst Du
- vor und während der Veranstaltungen als zentrale Ansprechperson unsere Teilnehmenden und Dozierenden persönlich, telefonisch und per E-Mail beraten.
- Ansprechperson für alle Kolleginnen und Kollegen im Bereich Fortbildung sein und als Schnittstelle zu den Teams Service und Catering sowie Technik und Ausstattung fungieren.
- für den Aufgabenbereich „Frontoffice“ verantwortlich sein, indem Du selbstständig die Vor- und Nachbereitung aller Fortbildungen und Veranstaltungen im ZAF, für externe Standorte und für Onlineveranstaltungen mittels Fachanwendungen/Software übernimmst.
- die Aufgabe „Veranstaltungsplanung“ im Geschäftsfeld Raumvermietung vertreten. Hierbei berätst Du unsere Kundschaft, erstellst ein passgenaues Angebot zu der gewünschten Veranstaltung und legst diese in unserem Lernmanagementsystem an.
Erforderlich
- abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder
- eine Ausbildung zur/zum Hotelfachfrau bzw. Hotelfachmann, Hotelkauffrau bzw. Hotelkaufmann, Veranstaltungskauffrau bzw. Veranstaltungskaufmann oder
- der Berufsausbildung gleichwertige Fachkenntnisse
Vorteilhaft
- gute Kenntnisse der MS Office Anwendungen Outlook, Word und Excel sowie Erfahrungen mit weiteren Fachanwendungen/Software
- dienstleistungsorientiertes, empathisches und interkulturell kompetentes Auftreten sowie adressatengerechte und verständliche Ausdrucksweise
- teamorientierte und flexible Arbeitsweise sowie offene Kommunikationsfähigkeit
- organisatorisches Geschick und Sorgfalt auch in kleinen Dingen
- bereits vorhandene Erfahrungen in publikumsintensiven Arbeits- oder Dienststellen
- eine Stelle, unbefristet, schnellstmöglich zu besetzen
- Bezahlung nach Entgeltgruppe 5 TV-L (Entgelttabelle)
- eine spannende, abwechslungsreiche Aufgabe mit viel Kontakt zu unterschiedlichsten Menschen
- helle Büros mit moderner Arbeitsplatz- und IT-Ausstattung und eine gute ÖPNV-Anbindung (U- und S-Bahn Berliner Tor)
- 30 Tage Urlaub pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche, betriebliche Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen; Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld) sowie viele weitere Vorteile und Benefits
- vielfältige Fortbildungs- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten und attraktive Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements (u. a. Zertifikat „Fahrradfreundlicher Arbeitgeber“)
- Möglichkeit zum Erwerb des EGYM Wellpass (Firmenfitness)