Heidelberger Akademie der Wissenschaften
Jobbeschreibung
Heidelberger Akademie der Wissenschaften
Akademie des Landes Baden-Württemberg
- Körperschaft des öffentlichen Rechts -
Die Heidelberger Akademie der Wissenschaften ist die Wissenschaftsakademie des Landes Baden-Württemberg und außeruniversitäre Forschungseinrichtung auf dem Gebiet kultur- und geistesgeschichtlicher Grundlagenforschung mit mehr als zwanzig Forschungsprojekten und über 200 Beschäftigten.
Für die Geschäftsstelle suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Assistenz für den Vorstand (m/w/d)
in Vollzeit zur Unterstützung des Vorstands und der Geschäftsführung.
Das Aufgabengebiet umfasst die Koordination der Kommunikation der Akademie sowohl intern, insbesondere mit den Mitgliedern, als auch mit externen Partnern (Englisch und Deutsch), die Unterstützung des Vorstands bei der Wahrnehmung von Terminen (Terminverwaltung, Reiseorganisation) sowie die selbstständige Erledigung der Korrespondenz des Vorstands. Weiterer Stelleninhalt ist die Unterstützung der Geschäftsführung, die Erstellung von Protokollen zu Gremiensitzungen, die eigenverantwortliche Vorbereitung, Organisation und Betreuung der akademischen Veranstaltungen, das Veranstaltungsmanagement von Tagungen und Sonderveranstaltungen, die Koordinierung der Preise für Forschende am Anfang der Karriere sowie allgemeine Sekretariatsaufgaben.
Für die Stelle geeignete Berufsabschlüsse sind z. B. eine Ausbildung zur Fremdsprachenassistenz, zur Fachkraft für Bürokommunikation oder eine vergleichbar qualifizierende Ausbildung. Voraussetzung sind sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, sehr gute Schreibfertigkeiten und die Beherrschung aller gängigen Office-Programme (Word, Excel, Outlook, Power Point etc.) wie auch Erfahrung und eine große Affinität im Umgang mit Adressdatenbanken und Content Management Systemen. Eine frühere administrative Tätigkeit in einer universitären oder außeruniversitären wissenschaftlichen Einrichtung ist erwünscht.
Interessierte Personen sollen sich durch ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, Offenheit gegenüber Menschen sowie hohe interkulturelle Kompetenz auszeichnen. Eine genaue, effiziente und strukturierte Arbeitsweise wird ebenso erwartet wie Zuverlässigkeit und ein professionelles, freundliches Auftreten mit ausgeprägter Fähigkeit zur Arbeit im Team.
Die Vergütung richtet sich nach Entgeltgruppe 9b TV-L. Die Stelle ist unbefristet und nicht teilzeitgeeignet.
Schwerbehinderte Personen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen mit den üblichen Unterlagen und Angabe der Kennziffer 01/2023 richten Sie bitte in einem einzigen PDF-Dokument an den Präsidenten der Heidelberger Akademie der Wissenschaften, Prof. Dr. Bernd Schneidmüller, E-Mail: verwaltung[AT]hadw-bw.de.
Bewerbungsschluss ist der 16. April 2023. Vorstellungsgespräche werden voraussichtlich in der 17./18. KW stattfinden.