Job Description
Die Verwaltung des Max-Planck-Instituts für extraterrestrische Physik (MPE), des Max-Planck-Instituts für Astrophysik (MPA) und der Max Planck Computing and Data Facility (MPCDF) ist eine zentrale Serviceeinrichtung und betreut rund 650 Institutsangehörige. Die gemeinsame Verwaltung ist organisatorisch dem MPE am Standort Garching bei München zugeordnet.
Das MPE und das MPA sind weltweit führend auf dem Gebiet der Astrophysik, die MPCDF unterstützt deutschlandweit die Max-Planck-Institute im Bereich des Hochleistungsrechnens, der Applikationsentwicklung und im Datenmanagement.
Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, zunächst für ein Jahr befristet, eine
Sachbearbeitung für Travel Management (m/w/d)
in Vollzeit oder Teilzeit
Kennziffer 40/2025
- Sie sind zentrale Ansprechperson für die Mitarbeitenden zu sämtlichen Fragestellungen rund um die Dienstreisen. Insbesondere unterstützen Sie die Reisenden in Zusammenarbeit mit den Sekretariaten der Institute.
- Sie beraten und unterstützen im Rahmen der individuellen Reiseplanung (In- und Ausland) unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und einschlägigen Vorschriften.
- Sie beantragen Entsendebescheinigungen und überprüfen meldepflichtige Dienstreisen nach EU-Entsenderichtlinien.
- Sie erfassen und prüfen Reisekostenbelege (In- und Ausland) eigenverantwortlich und erstellen die Dienstreiseabrechnungen gemäß BRKG sowie die Abrechnung von Umzugskosten.
- Sie übernehmen administrative Aufgaben, z. B. Verwaltung von Belegen oder Prüfung von BahnCards.
- Bei Bedarf unterstützen Sie die Dienstreisenden bei der Erfassung ihrer Reisekostenabrechnungen in SAP.
- Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne im Reisebereich oder Büromanagement, oder über gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen.
Was uns außerdem überzeugt:
- Idealerweise besitzen Sie bereits Kenntnisse des Bundesreisekostengesetzes und Erfahrungen in der Festsetzung von Reisekosten nach diesem oder sind motiviert, sich darin weiterzubilden. Eine schnelle Auffassungsgabe und logisches Denkvermögen können hier unterstützend sein.
- Erfahrungen mit SAP sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung.
- Sie sind sicher im Umgang mit Microsoft-Office-Produkten, im Speziellen mit Excel, Word und Outlook.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie das Anwenden der englischen Sprache für den mündlichen und schriftlichen Kontakt mit den Kolleg*innen stellen für Sie kein Problem dar.
- Es begeistert Sie, eigenständig und verantwortungsbewusst in einem dynamischen und vielfältigen Tagesgeschäft zu arbeiten.
- Sie arbeiten sorgfältig, zuverlässig und lösungsorientiert, können sich gut organisieren.
- Sie übernehmen bei uns eine vielseitige, eigenverantwortliche Tätigkeit in einem dynamischen und kulturell anregenden internationalen Forschungsumfeld.
- Sie arbeiten interdisziplinär in einem kompetenten Team mit flachen hierarchischen Strukturen.
- Sie haben die Möglichkeit, sich bedarfsorientiert weiterzubilden, Ihre Kompetenzen zu erweitern und sich persönlich weiterzuentwickeln.
- Sie erhalten eine faire Bezahlung gemäß Ihrer Qualifikation und Berufserfahrung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).
- Sie partizipieren an einer betrieblichen Altersversorgung (VBL) und erhalten vergünstigte Tarife bei bestimmten Versicherungen.
- Sie erhalten Unterstützung bei der Vereinbarung von Beruf und Familie, bspw. durch den Familienservice der Max-Planck-Gesellschaft.
- Sie arbeiten am Campus Garching an einem pulsierenden Forschungscampus mit der U‑Bahnstation U6 direkt vor dem Institut, der Kantine in unmittelbarer Nähe und kostenlosen Parkplätzen auf dem Institutsgelände.